Optimisez votre gestion du temps !

1. Ce qu’il faut faire

• Chronométrer chaque type de traitement. Un agenda efficace passe par une bonne connaissance du temps nécessaire pour réaliser les procédures les plus courantes au cabinet. Demandez à votre assistante de vous consacrer du temps pour vous chronométrer lors de diverses procédures. Pour une précision optimale, essayez de refaire au moins 10 fois chaque type de traitement en vous chronométrant, puis effectuez une moyenne des résultats obtenus. Ainsi votre secrétaire pourra adapter les emplois du temps de tous les membres du personnel afin d’attribuer des heures de rendez-vous plus précises (basées sur des créneaux de 10 minutes, plus efficaces que ceux de 15 minutes).

• Prévoir des créneaux pour les urgences. Avec l’expérience, votre personnel et vous aurez appris quels types d’urgences sont susceptibles de se produire, à quelle fréquence et combien de temps il vous faudra pour y faire face. Lors des réunions du matin, indiquez à votre équipe, quels sont les moments dans la journée où elle peut positionner des urgences.

2. Ce qu’il ne faut pas faire

• Avoir des salles de traitement agencées différemment. Des salles conçues de manière unique peuvent être souhaitables dans d’autres contextes, mais pas dans un cabinet dentaire. Des études ont montré que les cabinets dentaires qui disposent de salles de traitement similaires sont capables de travailler de 10% à 12% plus rapidement que ceux qui n’en disposent pas. L’uniformité fait gagner du temps.

• Se baser sur des suppositions. Vous serez peut-être tenté de supposer que vous savez déjà combien de temps il vous faut, à vous ou à d’autres personnes, pour mener à bien des procédures. De nombreux dentistes sont surpris quand ils se chronomètrent.

• Laisser les patients décider pour vous. Votre secrétaire doit être capable d’identifier les « vraies » urgences. Dans 8 cas sur 10, il s’avère que ce ne sont pas des urgences. Mettez en place une liste de questions qui permettra à votre assistante de déterminer, de manière objective, s’il s’agit d’une une urgence.