Comment bien gérer votre réseau de correspondants ?

Comment bien gérer votre réseau de correspondants ?

En tant que praticien spécialisé, la bonne gestion de votre réseau de correspondants est fondamentale pour développer votre patientèle et asseoir la notoriété de votre cabinet. Mais comment tisser un tel réseau et entretenir les relations avec vos confrères référents ? Et quelles actions déployer pour optimiser la gestion de ce réseau au quotidien ? Voici tous nos conseils pour vous aider à bien gérer les correspondants de votre cabinet de spécialiste, quel qu’il soit (cabinet dentaire, cabinet d’orthodontie, cabinet d’implantologie…).

Pourquoi entretenir son réseau de correspondants ?

Un correspondant est un omnipraticien qui recommande des patients à un cabinet spécialisé. Au même titre que la satisfaction et la fidélisation de la patientèle interne spontanée, il s’agit donc d’un véritable levier pour soutenir la croissance et assurer la pérennité de votre cabinet de spécialiste.
Entretenir un tel réseau grâce à la mise en place d’une stratégie réfléchie et structurée vous permet non seulement de développer votre patientèle, mais aussi de renforcer l’image et la réputation de votre cabinet.

Comment développer et entretenir son réseau de correspondants ?

Pour créer, développer et entretenir votre réseau de correspondants, il est indispensable de mettre en place une stratégie pertinente, structurée autour de plusieurs étapes clés :

Bien comprendre les attentes de ses correspondants

Avant tout, il convient de bien comprendre les attentes de vos correspondants. Suite à sa recommandation, l’omnipraticien attend en effet de vous une prise en charge rapide de son patient : il vous faudra donc le faire passer en priorité et lui accorder une attention toute particulière. Naturellement, votre confrère référent souhaite aussi, pour son patient, des soins cliniques alignés à ses standards, ainsi qu’un excellent accueil et un service d’une grande qualité relationnelle. 

Il est donc important de garder ces différentes exigences à l’esprit au moment d’accueillir de nouveaux patients recommandés par un correspondant.

Identifier et connaître ses correspondants

La gestion d’un réseau de correspondants passe également par l’identification des profils de vos confrères référents. En effet, analyser la personnalité de chaque correspondant vous permettra de garantir une communication optimale et hautement individualisée. 

On distingue 4 types de profils de correspondants : 

• Le correspondant de type D : il ne vous connaît pas ou ne vous adresse jamais de patient ; 
• Le correspondant de type C : il vous envoie des patients de façon très sporadique, dont la plupart ont des profils quelque peu compliqués (difficultés financières, problèmes de mutuelle…) ; 
• Le correspondant de type B : il vous recommande des patients régulièrement, avec un réel potentiel.
• Le correspondant de type A : vous entretenez avec lui des liens étroits et vous bénéficiez de nombreuses recommandations de sa part.

Il conviendra ainsi de catégoriser chacun de vos correspondants et de mettre en place une stratégie pour transformer chaque interlocuteur en profil de type A. 

Pour entretenir votre réseau, il est également important de regrouper un certain nombre d’informations sur vos correspondants, afin d’adapter vos actions de communication et de créer une véritable relation de confiance. Il faudra notamment prendre note des informations relatives à chaque omnipraticien (prénom, nom, type de profil, date de naissance…) et à son cabinet (spécialités, associés, secrétaires…). Pensez aussi à noter la date du premier contact, son origine ainsi que d’autres observations éventuelles pouvant faciliter la suite des échanges.

Créer un lien de confiance avec ses correspondants

Le premier échange avec un correspondant potentiel doit être mené avec tact et légèreté, sans insister ni forcer la main pour obtenir une recommandation. L’objectif est simplement de créer un premier lien de confiance et d’offrir à l’omnipraticien l’opportunité de découvrir votre cabinet et de mieux vous connaître. Pour ce faire, vous pouvez par exemple le convier à un événement (formation de groupe, conférence, événement…). 

En outre, veillez à entretenir cette relation de confiance sur la durée et à adopter, envers votre correspondant, un sens éthique et un grand professionnalisme en toutes circonstances.

Entretenir de solides relations avec ses correspondants

Converser un lien de proximité et de confiance avec ses correspondants sur la durée est essentiel pour entretenir des relations de qualité qui favoriseront la recommandation de patients. 

Pour ce faire, plusieurs actions peuvent être déployées, telles que : 

• Mettre en place des actions de communication adaptées, régulières et positives via des SMS, des emails personnalisés, l’envoi de newsletters, des appels téléphoniques, des invitations à déjeuner… 
• Organiser des study groups et autres événements pour animer le réseau de correspondants ; 
• Partager les actualités de votre cabinet dentaire ou d’orthodontie auprès de votre réseau de correspondants (accueil d’un nouveau membre du personnel, installation de nouveaux équipements, développent de l’activité, événement…) ; 
• Soigner la relation avec les nouveaux patients recommandés ; 
• Transmettre vos valeurs, votre philosophie et votre éthique de travail dans votre communication auprès des correspondants ; 
• Instaurer une politique de communication stratégique et impliquer ses équipes dans les échanges avec les cabinets d’omnipratique ;
• Évaluer et mesurer le retour de vos actions grâce à des indicateurs clés (nombre de retours, nombre de patients recommandés, etc.) et grâce à l’utilisation d’un logiciel de gestion de base de données regroupant les informations relatives à vos correspondants ;
• … 

Faire usage des nouvelles technologies

Outre les événements offline (cours, formations, conférences…), la création et la gestion d’un réseau de correspondants passent inévitablement par des outils numériques et des plateformes digitales. Vous pouvez ainsi construire et entretenir les liens avec vos correspondants via les réseaux sociaux tels que LinkedIn ou via des groupes privés sur Facebook ou WhatsApp, par exemple. 

Par ailleurs, il pourra s’avérer très utile de créer un dossier médical numérique afin de partager avec l’omnipraticien référent les informations relatives à la santé du patient recommandé (traitements, analyses et résultats d’examens, allergies éventuelles…). 

Créer un fonction dédiée à la gestion du réseau de correspondants

Vous l’avez compris, la gestion d’un réseau de correspondants prend du temps. Pour optimiser cette partie de votre activité, il sera donc très favorable de créer une fonction spécifique de coordinateur-trice, dédiée à la gestion et au développement du réseau. Si cela implique un certain coût, il s’agit toutefois d’un investissement particulièrement rentable à moyen et long terme.

Cette personne pourra notamment assurer le relationnel avec les correspondants (gérer les actions marketing, les rapports individuels, les courriers…) et avec les nouveaux patients (accueil, information sur les traitements, ententes financières, demande de recommandations…).  

Enfin, gardez à l’esprit que la clé d’une bonne gestion des relations avec vos correspondants est la diversité des stratégies de communication déployées. Nous vous recommandons ainsi de mettre en place un minimum de 10 stratégies pour la gestion des correspondants et de 10 autres stratégies pour la gestion des nouveaux patients recommandés.