6 erreurs classiques de gestion chez les orthodontistes

“Si je pouvais juste me concentrer sur l’orthodontie, tout irait bien.”

J’ai entendu cette déclaration ou quelque chose de ce genre de la part de beaucoup d’orthodontistes au cours des années. C’est totalement compréhensible. Vous êtes allé à la faculté dentaire et avez complété vos études en orthodontie pour devenir clinicien et non gestionnaire de cabinet.

Mais vous voilà en 2018, à la tête d’un cabinet d’orthodontie. À tous les niveaux, votre exercice fonctionne plutôt bien. Vous avez une équipe solide, vos patients vous apprécient, et, même si vous n’êtes pas gestionnaire dans l’âme, vous avez réussi à acquérir assez de connaissances pour faire un travail décent de gestion afin d’avoir un cabinet qui tourne bien sur la plan financier.

Mais, il y a des jours où vous souhaiteriez ne pas avoir à faire face à tous ces problèmes de gestion.
Or cela fait partie intégrante de votre activité.

Une façon de tout améliorer (ou presque) est d’apprendre ce qu’il ne faut PAS faire.

Voici 6 erreurs de gestion d’un cabinet que tout orthodontiste devrait éviter.

1. Des systèmes obsolètes

À mesure que les systèmes vieillissent, ils deviennent moins efficaces, ce qui augmente le stress et diminue la production. Les systèmes devraient être actualisés tous les 3-5 ans. Votre cabinet étant en constante évolution, certains changements peuvent être petits, d’autres importants, et au fil du temps, à mesure que d’autres changements surviennent – technologie, services, personnel, etc. – vos systèmes deviennent obsolètes.

Au moment où ils ont été créés, ils constituaient un aperçu opérationnel du cabinet tel qu’il était, mais ce cabinet a continué à se transformer au fil des années, de sorte que ces systèmes originaux ne reflètent plus fidèlement le fonctionnement actuel de ce dernier. Cette dissonance produit un stress incroyable sur l’équipe.

Plus les systèmes sont anciens, plus le stress est grand !

2. Mauvaise communication

Beaucoup d’orthodontistes ne partagent pas les informations essentielles avec leur équipe. Je vous pose la question suivante : Votre équipe connaît-elle la vision de votre cabinet ? Dans la plupart des cabinets, la réponse est non.

Qu’en est-il des objectifs du cabinet pour la production annuelle, les projets de formation, les recrutements envisagés ? Trop souvent, les praticiens croient que les membres de l’équipe n’ont pas besoin de connaître ces informations. En gardant votre équipe dans le flou, vous l’envoyez aveuglément vers l’avenir. Ainsi vous programmez que certains de vos collaborateurs trébucheront à plusieurs reprises !

D’autre part, en tenant votre équipe informée, vous lui prouvez que vous l’intégrez complètement à votre projet professionnel. En termes de management, c’est excellent et motivant.

3. Se maintenir dans le Status Quo

On le sait, le changement n’est pas facile. Mais maintenir ce qui est inefficace, dysfonctionnel et sous-performant juste parce que cela est plus familier n’a pas beaucoup de sens ….

Cette salle d’attente peinte de telle ou telle couleur a peut-être été superbe en 1993, mais ce n’est plus le cas. Ce site web crée il y a 8 ans, était peut-être innovant à sa création, mais maintenant c’est juste un fossile du passé. Ce sont peut-être des exemples extrêmes, mais nous avons tous tendance à nous accrocher aux choses parce que nous sommes à l’aise avec elles.

Oser le changement est une attitude anti naturelle vers laquelle je vous recommande d’aller.

4. Le stand by dans les stratégies de communication

Vous mettez en place des stratégies incroyables pour obtenir des recommandations de la part de parents et de confrères chirurgiens-dentistes et ces stratégies commencent à porter leurs fruits :

• Votre agenda se remplit à la vitesse grand V.

• Votre nombre de nouveaux patients grimpe en flèche.

• Vos patients et leurs parents expriment leur satisfaction auprès de leur dentiste, qui du coup vous adresse de plus en plus …

Qu’espérer de plus ?

Comme tout va bien, vous croyez que vous pouvez diminuer vos efforts. Mais une fois que vous coupez les robinets, les choses finissent par ralentir. Vous ne vous en apercevez pas immédiatement car les traitements sont longs, et vous vivez paisiblement dans une fausse sécurité.

Alors, tout à coup, vous commencez à paniquer et à vous dire, « Nous devons redoubler d’actions pour développer le cabinet, et bien sûr rapidement ! » Malheureusement, la machine ne se relance pas d’un simple claquement de doigts !

La meilleure stratégie est de garder le pied sur l’accélérateur. Vous allez mettre fin à certaines stratégies et alterner avec d’autres, mais les efforts doivent être continus. Si votre communication fonctionne, pourquoi l’arrêter brutalement ? En revanche, mettez en place des indicateurs de suivi qui vous permettront de ne pas être pris au dépourvus.

5. Négliger le suivi auprès des parents

Vous pouvez proposer le meilleur traitement d’orthodontie au monde, si vous n’invitez pas les patients pas à débuter rapidement le traitement (dans la mesure où cela est nécessaire cliniquement bien sûr), vous perdrez beaucoup d’opportunités. Certains orthodontistes ne veulent pas paraître agressifs ou donner l’impression de faire pression sur les parents.

C’est une erreur, sachez posez clairement la question suivante : « Etes-vous d’accord pour que nous démarrions le traitement proposé ? »
La plupart du temps, vous obtiendrez un « Oui » .

Là, il s’agira que vous soyez bien organisé pour fixer rapidement le rendez-vous suivant.

Dans certains cas, vous n’obtiendrez pas un « Oui » sur le champ. Nous avons pu constater que de nombreux cabinets d’orthodontie ne font pas de suivi quand il n’y a pas une acceptation immédiate du traitement. C’est dommage car il peut y avoir plusieurs raisons pour lesquelles les parents s’abstiennent de dire « Oui ».

Le parent qui accompagne l’enfant souhaite par exemple vouloir en discuter avec son conjoint (qui n’a pas assisté à la consultation), ou encore, peut avoir d’autres engagements financiers à honorer avant de prendre une décision.

Tant qu’ils ne disent pas non, faites un suivi avec eux dans la semaine qui suit. Il faut voir où ils en sont dans le processus de prise de décision. Proposez une deuxième consultation avec leur conjoint, si nécessaire. Cela pourrait vous permettre de vous démarquer d’un autre cabinet. Votre appel pour faire le suivi pourrait faire une réelle différence.

6. Tolérer les mauvaises performances

La plupart des gens n’aiment pas la confrontation. Pourtant, en tant que praticien « Gestionnaire » de cabinet, vous ne pouvez pas tolérer qu’un membre de l’équipe en fasse moins que ses collègues.

Ce n’est pas juste pour eux ou pour vous. Tout le monde peut faire des erreurs, mais il y a des personnes qui, pour une raison ou pour une autre, ne contribuent pas pleinement au succès du cabinet. Si ces personnes ne sont pas tenues responsables, elles continueront, provoquant des dissensions et du ressentiment parmi le reste de l’équipe.

Beaucoup de praticiens laissent ce genre de situation s’installer afin de ne pas créer de conflit. Certains suggèrent que les assistantes en parlent entre elles et leur délèguent de trouver une solution. C’est pourtant bien la responsabilité des praticiens d’intervenir.

Comment ?

Etape 1 :

Parler à ces personnes en privé et apporter des éléments factuels pour étayer la discussion. Donnez-leur des objectifs pour qu’elles s’améliorent, fixez des échéances.

Etape 2 :

Contrôler l’atteinte des objectifs fixés. Si les objectifs sont atteints, c’est génial.
Beaucoup de gens vont s’améliorer après une telle conversation et l’étape 3 n’aura pas lieu. De plus, le reste de votre équipe appréciera ce que vous avez fait, face à ce problème. Si un membre de l’équipe ne réussit pas comme prévu, mais qu’il fait des efforts pour s’améliorer, vous pouvez l’aider et le former pour accélérer les choses.

Etape 3 :

Si les efforts d’amélioration ne sont pas tangibles, il faudra probablement envisager de s’en séparer avant que cela ne rejaillisse sur toute l’équipe !