3 moyens de rendre votre cabinet plus efficace

J’ai, plus d’une fois, constaté que même si durant une certaine période, de nombreux cabinets sont très bien organisés, il arrive forcément un moment où les systèmes se délitent. C’est pourquoi l’engagement sur une efficacité constante et durable est difficile à tenir sur du long terme.

Un excellent niveau d’organisation à un moment donné donne le sentiment que le cabinet conservera ce niveau à vie. C’est pourquoi votre organisation doit être réévaluée régulièrement. Voici trois astuces pour éviter de tomber dans ce piège.

1. Définissez clairement vos objectifs

Avant de définir tout objectif concernant votre cabinet, il est crucial de se poser les bonnes questions. Pour être pleinement opérationnel, l’objectif que nous visons doit être formulé positivement, mesurable, inscrit dans un contexte précis et relever de notre propre responsabilité. Il doit également être réaliste et écologique. J’entends par là, qu’il doit correspondre à votre biorythme. S’il doit représenter un challenge, il doit rester à votre portée.

Voici quelques questions qui vous aideront à le définir :

• Qu’est-ce que je veux précisément obtenir ou changer ?

• Qu’est-ce que cela m’apportera d’atteindre cet objectif ?

• Existe-t-il des inconvénients, des conséquences négatives à avoir réalisé cet objectif ? Si oui, comment les éviter ?

• Quelles sont les résistances que je risque de rencontrer pour réaliser cet objectif ?

• De quelles ressources matérielles, financières, relationnelles, techniques, psychologiques ai-je besoin ? Quelles sont celles dont je dispose déjà et celles qui restent à acquérir ?

• Suis-je prêt à payer le prix que réclame l’atteinte de cet objectif ?

2. Embauchez et formez une équipe compétente

Comment trouver les bonnes personnes ? Comment faire en sorte de les garder et de les motiver ?

De nombreuses erreurs sont commises lors du recrutement. La principale est de recruter par dépit. Faute de trouver rapidement la bonne personne certains praticiens se contentent de celle qui parait la moins mauvaise. J’insiste sur l’importance de prendre tout son temps lors du recrutement car les conséquences sont fondamentales. En sens inverse, quand vous désirez vous séparer d’une personne, dans l’intérêt de tout le monde, ne traînez pas.

Appliquez notre slogan : Recrutez lentement mais licenciez vite. Dans l’intérêt même de la personne.

Après le recrutement, un autre point-clé concerne la formation. Plus vous formez vos équipes et plus celles-ci sont motivées et loyales.

3. Utilisez les bons outils dans votre cabinet

Aujourd’hui un certain nombre de praticiens considèrent les nouvelles technologies cliniques comme la panacée. Elles seraient LA solution à tous les problèmes.

Toutefois, au-delà du fait que la technologie ne remplacera jamais la relation, ces praticiens ne passent pas assez de temps à utiliser les outils d’analyse de leur activité. Les logiciels d’orthodontie comportent tous désormais un certain nombre d’indicateurs nécessaires pour réaliser une analyse sérieuse.

Malheureusement, j’ai pu constater que même si les praticiens connaissent leur existence, très rares sont ceux qui les utilisent de façon mensuelle.

Une simple matrice comportant des indicateurs tels que : le nombre de nouveaux patients, le nombre de débuts de traitements, le nombre de fins de traitements, le nombre de patients vus en une journée, etc… vous permettra de prendre des décisions basées sur des paramètres objectifs et non sur les émotions. Vous ne pouvez vraiment être au courant de ce qui se passe dans votre cabinet qu’en vous appuyant sur des paramètres chiffrés précis.