Productivité au cabinet dentaire : levons les malentendus
Les praticiens font face à une double contrainte : l’accroissement des charges du cabinet d’un côté, et la pression pour une baisse des honoraires de l’autre. Dans ce contexte, il devient urgent de se focaliser sur les bonnes attitudes à adopter et d’accroître votre efficacité. Pourtant, la productivité souffre d’une mauvaise image. Il est temps de lever les malentendus.
Productivité : Pourquoi cette image négative ?
La productivité souffre d’une mauvaise réputation auprès de nombre de praticiens. Pourtant, elle est l’apanage des grands professionnels dans tous les métiers. Plusieurs raisons expliquent cette perception erronée.
Le tabou de l’argent reste tenace. Ceux qui ont une vision idyllique de la profession considèrent l’argent comme quelque chose de sale, ce qui leur évite commodément de remettre en cause une efficacité insuffisante.
La confusion avec le productivisme est fréquente.
Alors que l’accroissement de productivité doit s’accompagner d’une amélioration de la qualité, le productivisme place la seule production comme objectif premier, au détriment de la qualité. Cette confusion peut aboutir à des dérives catastrophiques.
Certains associent productivité et baisse de qualité. Pourtant, pourquoi les meilleurs cliniciens sont-ils aussi les plus rapides ? Parce qu’ils maîtrisent totalement les paramètres à contrôler et vont directement à l’essentiel. Être productif exige d’élever sans cesse son niveau clinique.
La vraie définition de la productivité
Selon l’INSEE, la productivité est le rapport entre une production et les ressources mises en œuvre pour l’obtenir. Augmenter sa productivité, c’est soit consacrer moins de ressources (notamment de temps) pour un même résultat, soit augmenter le résultat avec les mêmes ressources.
Un aspect fondamental : l’accroissement de la productivité doit s’accompagner de plus de sérénité pour les acteurs. Une plus grande maîtrise doit avoir pour corollaire une plus grande décontraction, voire une certaine dimension de plaisir.
❌ Ce que la productivité n’est PAS : une baisse de la qualité, du surtraitement, travailler en se dépêchant, travailler plus énergiquement, changer sa manière de travailler.
✔️ Ce qu’elle EST vraiment : la même qualité plus vite, sans se dépêcher, plus décontracté, en conservant sa façon de travailler, avec un désir d’être conforme aux bonnes pratiques et une augmentation de savoir-faire.
Les 5 ressources à votre disposition
Pour exercer de façon efficiente, vous disposez de cinq ressources fondamentales.
→ L’instrumentation regroupe tout ce qui permet de réaliser votre pratique clinique : instruments, fauteuil, salle de stérilisation, bref tout le matériel à votre disposition.
→ Le temps représente le nombre d’heures de travail que vous vous attribuez, une ressource non extensible à l’infini.
→ L’argent correspond à votre capacité à investir, recruter et former vos équipes.
→ Les personnes sont celles qui vous accompagnent, qu’il s’agisse de votre équipe interne ou de vos collaborateurs extérieurs.
→ La formation prendra une importance croissante dans le futur pour les équipes professionnelles. Son objectif doit être d’accroître le niveau clinique et non clinique. Toute formation devrait, dans l’absolu, permettre un accroissement de la productivité.
Les 4 niveaux de productivité : par où commencer ?
Contrairement à ce que pensent de nombreux praticiens et même certains consultants, l’organisation technique n’est pas le premier levier sur lequel agir. C’est en réalité le dernier, une fois tous les autres systèmes mis en place. Voici, par ordre d’importance décroissante, les quatre niveaux à développer.
Niveau 1 : Les techniques d’organisation non cliniques
C’est votre fondation. Ce niveau regroupe trois systèmes essentiels.
La gestion du planning et des rendez-vous est la pierre angulaire de toute l’organisation. C’est par elle qu’il faut toujours commencer. L’un des principes clés consiste à toujours faire les choses les plus productives en premier. Un temps déterminé doit être bloqué chaque jour pour les procédures productives. Établissez votre journée idéale et votre production idéale pour éliminer le stress du cabinet et éviter le rythme épuisant de « sprint et arrêt ». N’hésitez pas à modifier le planning jusqu’au dernier moment si cela améliore le déroulement de la journée.
L’organisation administrative inclut le système d’encaissement et toutes les procédures qui facilitent le fonctionnement quotidien du cabinet.
La gestion prévisionnelle avec ses indicateurs de gestion et l’évaluation des honoraires vous permet de piloter votre activité de manière éclairée.
Niveau 2 : Les techniques de communication
Ce niveau englobe quatre systèmes interconnectés.
L’expérience du nouveau patient et l’approche clinique globale déterminent la première impression et la qualité du parcours patient.
Les scripts et la communication interpersonnelle assurent la cohérence et l’efficacité de vos échanges avec les patients et au sein de l’équipe.
Les systèmes de management et de délégation permettent de responsabiliser votre équipe. Planifiez par avance sur l’agenda les moments où l’assistante doit assister le praticien au fauteuil.
La qualité du service garantit la satisfaction et la fidélisation de vos patients.
Niveau 3 : L’élaboration et présentation des plans de traitement
Ce niveau se concentre sur la construction du projet de traitement, le plan clinique directeur et les séquences opératoires avec organisation et regroupement des actes. Une bonne structuration à cette étape optimise considérablement le temps clinique.
Niveau 4 : L’organisation technique
C’est seulement après avoir optimisé les trois premiers niveaux que vous devez vous pencher sur l’organisation technique. Ce niveau regroupe les protocoles de stérilisation, les protocoles de traitement, le travail à quatre mains, le travail sur deux fauteuils, la conception architecturale et l’organisation des bacs et cassettes.
Productivité, santé et sérénité : le trio gagnant
Dans un contexte socioéconomique aux exigences croissantes, il faut rechercher continuellement des voies d’amélioration des conditions de travail pour préserver la santé de l’équipe comme facteur de santé du cabinet.
Être orienté productivité sans tenir compte de la santé au travail, c’est s’exposer au turn-over, à l’absentéisme, aux arrêts maladie, aux accidents du travail, à la démotivation, aux conflits et finalement à une perte de productivité.
Inversement, tenir compte de la santé au travail permet d’attirer des assistantes motivées, de préserver les savoir-faire, de réduire les coûts d’absentéisme et les conflits, de faciliter le travail d’équipe, d’équilibrer vie privée et vie professionnelle et, au final, de gagner en productivité.
Conclusion : l’éthique au cœur de la productivité
Entre des mains honnêtes, éthique et productivité sont parfaitement compatibles. Une bonne productivité couplée à un haut niveau de qualité est une marque de professionnalisme. Le refus obstiné de la prendre en compte expose aujourd’hui les praticiens aux désillusions les plus graves.
Un environnement productif s’accompagne toujours de plus de sérénité. Les quatre niveaux de productivité vous permettront de travailler plus sereinement tout en augmentant vos résultats. Appliqués progressivement, ils vous donneront l’assurance d’une productivité qui préserve la qualité du travail.
Souvenez-vous : la gestion de l’agenda est la pierre angulaire de toute l’organisation. C’est donc par elle qu’il sera toujours nécessaire de commencer.
