Pourquoi votre agenda génère du stress (et comment reprendre le contrôle)

Par Victor Binhas

Un cabinet dentaire moyen subit 7 à 8 annulations par semaine, soit 350 à 400 créneaux perdus par an. Ces dysfonctionnements désorganisent votre équipe, allongent vos délais, et vous font terminer systématiquement en retard. Il existe de nombreux autres problèmes structurels qui impactent l’agenda et désorganisent votre journée. La gestion des urgences, les retards (patient ou praticien), les problèmes de communication interne, les interruptions inopinées…
Il existe une solution pour stabiliser le planning et gagner en sérénité : Structurer votre agenda selon des règles claires tout en gardant de la souplesse. C’est le concept de Flexigestion de Binhas.

Le paradoxe des cabinets qui marchent (trop) bien

Votre salle d’attente est pleine. Les nouveaux patients attendent trois semaines. Votre carnet est blindé pour deux mois. Sur le papier, votre cabinet tourne à plein régime.

Pourtant, vous finissez vos journées épuisé, avec cette sensation d’avoir couru partout sans maîtriser votre temps. Comment avoir simultanément trop de patients et perdre le contrôle ?

La réponse : l’agenda.

Pour la Binhas Global Dental School, L’agenda n’est pas qu’un outil de planification. C’est LE système qui conditionne tout : votre heure d’arrivée, votre départ, votre stress, la qualité de vos soins, votre production, et in fine votre qualité de vie.

Pourquoi certains cabinets sont toujours en retard

Après 4 800 cabinets accompagnés, nous avons identifié un schéma qui se reproduit.

Les cabinets chroniquement en retard acceptent tout, tout le temps. Leur vrai défi : apprendre à dire…NON.
Le patient arrive avec 25 minutes de retard ? « On le prend quand même. » L’urgence à 11h45 ? « On va caler ça entre midi et deux. »

Résultat : tout le monde attend. Le patient de 14h patiente jusqu’à 14h20. Celui de 15h constate le retard, se dit « ils sont systématiquement en retard », et la prochaine fois il arrivera lui aussi avec du décalage.

Le cercle vicieux s’installe.

À l’inverse, les cabinets qui courent moins « dans tous les sens » ont établi des règles claires. Basées sur un système bien conçu, en fonction des objectifs du praticien et des ressources humaines disponibles, et surtout un système qui combine organisation et communication homogènes de la part de toute l’équipe.

Les urgences, c’est prévisible

« Mais les urgences, on ne peut pas les prévoir ! »

Stastistiquement, vous pouvez. Vous savez en moyenne combien d’urgences vous recevez par semaine. Vous connaissez les jours où elles sont plus fréquentes. Le lundi matin. Le mercredi après-midi pour les enfants.
C’est ce que l’on intègre dans la Méthode Binhas 365™ : transformer l’aléatoire en anticipation.

Les urgences ne disparaîtront jamais. Mais elles cesseront de désorganiser votre planning.

Ce que font les cabinets qui maîtrisent leur temps

Les cabinets performants que l’on accompagne appliquent quelques principes simples :

1. Ils chronomètrent leurs actes. Pas « entre 30 et 40 minutes », mais 45 minutes en moyenne, mesurés dix fois. Cette précision change tout.

2. Ils regroupent vraiment les actes. Trois soins en une heure au lieu de trois rendez-vous de 20 minutes libère deux créneaux complets. Vous économisez trois installations, trois désinfections. Le patient règle tout en une fois.

3. Pas de rendez-vous d’avance. Un seul rendez-vous est donné. Plus le rendez-vous est loin, plus le risque d’annulation grimpe. Vous bloquez artificiellement des créneaux dans trois mois pour un patient qui ne viendra peut-être pas, pendant que vous refusez des patients qui veulent venir la semaine prochaine.

4. Des créneaux réservés aux nouveaux patients (le volume et la durée de la consultation varient en fonction de votre activité)

5. Des règles communiquées clairement. Dès le premier rendez-vous. Sur la ponctualité, sur les rendez-vous annulés. Tout est communiqué en amont, le plus tôt possible. Et surtout, ces règles sont…appliquées au maximum !

Le patient ne voit jamais l’agenda

L’une des règles claires clés que nous préconisons à la Binhas Global Dental School : le patient ne voit jamais l’agenda.

Pourquoi ? Parce que c’est VOUS l’expert de votre organisation. Quand le patient voit l’écran, il est à même de vous suggérer ses créneaux préférés et vous perdez la main…N’oubliez pas, il s’agit de votre cabinet. Votre temps. Votre décision.

Gardez le contrôle. Proposez trois options maximum. Des créneaux que VOUS avez choisis.

Quand dire non devient nécessaire

Madame Lefebvre appelle. Quatrième annulation en deux mois. « Désolée, j’ai oublié. Je peux venir demain ? »

C’est LE moment de vérité. Vous pouvez dire oui. Être arrangeant. Et recommencer dans trois semaines…Ou recadrer : « Je comprends les imprévus. Et en même temps, c’est votre quatrième annulation en deux mois. Cela désorganise notre planning et empêche d’autres patients de bénéficier de soins pendant ces créneaux. Comment pouvons-nous régler cette situation ? « 

Parfois, il suffit de changer l’heure. Certains patients sont en retard à 9h mais ponctuels à 14h.
Et pour les 5% chroniquement problématiques ? Mieux vaut s’en séparer. Ces 5% volent 30% de votre énergie et perturbent les 95% de patients agréables.

Il vous faut apprendre à dire non avec professionnalisme. Il s’agit d’un des axes clés sur lesquels nous travaillons avec les praticiens et leurs équipes dans nos accompagnements de la Méthode Binhas 365™.