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11/10/2019

Savoir déléguer pour devenir un chef d’entreprise efficace

En tant que chirurgien-dentiste ou orthodontiste, savoir déléguer est une compétence essentielle pour améliorer la productivité du cabinet dentaire. Un des points les plus importants pour être un bon manager est de savoir transmettre les tâches aux différents membres de l’équipe au lieu de les faire soi-même. Si vous ne déléguez pas, vous serez surmené et votre équipe ne sera pas productive. Ainsi, vous ne rendrez pas service à vos collaborateurs car vous diminuerez leur capacité d’apprendre.

Déléguer est la seule façon d’augmenter leurs compétences professionnelles. Comme toute activité de management, la délégation doit être appliquée de façon réfléchie et éthique.

Voici huit étapes indispensables pour optimiser l’efficacité de votre délégation au sein du cabinet.

1. Déterminez avec lucidité ce qui peut ou non être délégué auprès de l’équipe

Etre conscient de ce qui doit ou ne doit pas être délégué. Par exemple, certaines fonctions sont de l’ordre du secret professionnel et ne doivent pas être divulguées aux membres de l’équipe. Cependant, gardez à l’esprit que la délégation est un outil puissant pour optimiser la productivité des personnes. Elle met en valeur leurs compétences et développe leur motivation.

2. Mettez en place un plan de délégation

Après avoir bien compris le principe de la délégation, l’étape suivante consiste à évaluer chaque tâche afin de planifier telle action pour telle personne.

  • Qui est pleinement qualifié pour remplir telle fonction ?
  • Qui peut mener à bien telle mission à partir de consignes précises ?
  • A qui ne pas donner telle tâche en fonction de ses lacunes professionnelles ?
  • Qui mérite d’effectuer tel travail en fonction de son ancienneté, de son comportement ou de ses réflexions pertinentes ?

Attribuer une mission qui correspond à la bonne personne n’est ni facile ni toujours apprécié au sein de l’équipe. Mais si vous le faites avec transparence, équité, cohérence et dans le but d’optimiser la gestion du cabinet, l’équipe apprendra à respecter vos décisions.

3. Donnez des consignes claires et définissez précisément les missions

Il n’y a rien de pire que de déléguer à une personne sans lui donner de consignes précises sur la façon de réaliser la tâche. Ne pas lui spécifier ce qui est attendu et lui reprocher ensuite que ce n’est pas ce que l’on voulait est insensé. Nous vous préconisons d’exposer clairement les instructions qui permettront à la personne de réaliser la mission que vous lui demandez. Le temps passé à définir les consignes et vos attentes apportera un résultat optimal du travail effectué. Ce ne sera pas du temps perdu.

4. Prévoyez une mesure de protection

Si vous attribuez une nouvelle tâche à une personne, vous devez être prêt à faire en sorte qu’elle réussisse la mission demandée. Ceci, à la fois pour votre collaboratrice mais aussi pour le résultat du travail accompli. Cette mesure de protection est un soutien :

  • En fournissant les ressources nécessaires pour se former,
  • En accordant du temps pour améliorer correctement les missions déléguées,
  • En aidant les membres de l’équipe à gérer en fonction de vos attentes,
  • En apportant des consignes précises pour mener à bien les tâches.

5. Aidez les personnes à s’accomplir dans leur travail

Vous êtes responsable de toutes les actions entreprises à l’intérieur de votre cabinet. Cependant, quand la personne est apte à accomplir une tâche, ne supervisez pas exagérément son travail. Il ne s’agit pas d’être autoritaire ou exclusif. Faites confiance !

6. Soyez conseiller et pédagogue

Cette étape permet d’accroître l’efficacité de chaque membre de l’équipe. Ce moment privilégié d’accompagnement de l’assistante ou de la secrétaire à réaliser une tâche spécifique est primordial. Bien sûr, le niveau de délégation et de conseils est basé sur l’expérience de la personne et la difficulté de la tâche et ses conséquences.

7. Manifestez votre confiance en ceux qui effectuent le travail

Vous devez remercier les membres de l’équipe qui acceptent et gèrent convenablement de plus en plus de tâches. Donnez-leur la liberté et les moyens nécessaires pour prendre certaines décisions en rapport avec leur fonction. Ils seront ainsi davantage autonomes. « Gérer, ce n’est rien d’autres que de motiver les autres ! »

8. Sollicitez activement les réactions de votre équipe

Il est intéressant de demander à chacun s’il pense que vous avez délégué les bonnes tâches aux bonnes personnes. Savoir entendre leurs suggestions fait de vous un manager plus accessible. En effet, cet échange de paroles est constructif :

  • Il vous aide à perfectionner votre rôle de manager en apprenant comment vous êtes perçu dans votre fonction,
  • Il vous permet de trouver avec perspicacité la meilleure façon de déléguer et de soutenir vos collaborateurs.

Echanges, patience, accompagnement, confiance sont les aptitudes indispensables du chirurgien-dentiste ou de l’orthodontiste pour réussir une délégation. En effet, vous ne devez pas craindre de prendre certains risques en laissant faire une personne de l’équipe. Grâce à la confiance que vous lui donnez, ses performances seront visibles. Il est donc essentiel de promouvoir la délégation dans votre cabinet dentaire pour optimiser la satisfaction de l’équipe et des patients.