Optimisez votre délégation au cabinet

La délégation, mode de fonctionnement au sein d’une équipe, aide l’orthodontiste à mieux se consacrer à certaines tâches qui lui incombent. Il s’agit d’ un concept essentiel en management. Si cette délégation est bien menée dans votre cabinet, elle permet d’accroître l’efficacité du praticien.

Ainsi elle offre à l’orthodontiste la possibilité «d’optimiser son diplôme » en se concentrant sur les actes ou tâches qui relèvent uniquement et spécifiquement de sa compétence. Par ailleurs, appliquée à bon escient, elle développe la motivation de l’équipe.

De nombreux orthodontistes sont conscients de l’intérêt primordial de s’appuyer sur une équipe pour optimiser les résultats de leur travail. Et pourtant, rares sont ceux qui l’appliquent avec une efficacité absolue. Votre management, en tant qu’orthodontiste, ne consiste pas uniquement à faire effectuer des tâches par vos salariés, mais à mobiliser toute l’intelligence de l’ensemble des personnes avec qui vous travaillez.

« Pour faire de grandes choses, il ne faut pas être un si grand génie : il ne faut pas être au-dessus des hommes, il faut être avec eux. » Montesquieu

Pourquoi déléguer ?

Les freins à la délégation sont multiples et parfois justifiés. En effet, certains praticiens « aptes à tout » considèrent encore qu’ils sont indispensables pour chaque tâche, et que personne ne pourra l’accomplir aussi bien qu’eux.

Parmi ces obstacles, nous entendons fréquemment :

• « Je suis plus compétent, je peux le faire mieux et plus vite. »

• « Mon équipe est peu expérimentée. »

• « Je suis débordé et manque de temps pour former.»

• « Si je confie une mission importante à une personne de mon équipe, je ne serai pas tranquille. Le risque d’erreurs est trop élevé. Je préfère m’en occuper moi-même.»

Cette insécurité tient aussi à la peur de ne pas détenir certaines informations de la part de la personne à qui vous déléguez.

Du point de vue du praticien qui « fait tout, tout seul », garder l’information, donne le sentiment de mieux maîtriser les choses.

Mais parfois, c’est l’équipe elle-même qui rend la délégation complexe car elle refuse de prendre des responsabilités.

Pour quelles raisons ? Souvent le manque de confiance en soi. En effet, l’assistante peut craindre de se tromper ou voir la délégation comme un surplus de travail.

Cependant, malgré ces diverses objections, les bienfaits pour le praticien et les membres de l’équipe sont considérables :

• Plus le praticien saura déléguer à son équipe, plus il gagnera un temps précieux pour se consacrer aux choses qu’il est seul à pouvoir effectuer : les traitements d’orthodontie.

• Moins le praticien portera seul les responsabilités au sein du cabinet, plus il pourra se mettre en « méta position », c’est-à-dire se concentrer sur les solutions aux problèmes éventuels et sur la stratégie d’entreprise. Ainsi, il sera en mesure de conseiller chacun des membres de son équipe.

• Plus le praticien confiera des tâches à son personnel, plus ses collaborateurs deviendront des « experts » dans des missions spécifiques au sein du cabinet.

• Un membre de l’équipe apprendra plus en effectuant lui-même une tâche qu’en regardant le praticien la réaliser. « N’oublions pas que les personnes apprennent en faisant. En effet, l’expérience est le meilleur professeur. »

C’est pourquoi en tant que praticien, il est de votre intérêt de déléguer. Cela installe ou renforce la confiance au sein de l’équipe. Si vous vous libérez de certaines tâches, votre journée entière au cabinet se déroulera alors de manière plus sereine mais aussi plus productive. Comme en bateau, on s’aperçoit que l’on rame plus vite à plusieurs et de façon plus efficace que tout seul ! Ainsi vous développerez la motivation en reconnaissant votre collaborateur comme autonome et responsable. Cela lui donne l’ l’occasion d’améliorer ses compétences.

Comme sur l’eau, « l’embarcation » avance mieux, elle est donc plus performante. Il en est de même pour votre cabinet.

Comment déléguer des tâches aux membres de votre équipe ?

Pour optimiser votre délégation, il est important de respecter les cinq phases décrites ci-dessous, sinon le risque existe de confondre déléguer et se décharger purement et simplement.

Voici les clés d’une collaboration efficace.

1. Evaluez la difficulté de la tâche avant de demander à votre assistante ou à votre secrétaire de l’effectuer. Cela vous permettra de développer une image claire et précise de ce que vous demandez.

2. Déterminez la personne qui convient : demandez-vous quelles qualités sont requises pour réussir. Il sera alors plus simple pour vous de définir la personne susceptible de l’accomplir au mieux. Avant tout, vous devez avoir confiance en elle.

3. Au cours d’un entretien et non entre deux portes, décrivez la tâche de façon précise. Assurez-vous que la personne désignée a tout à fait compris ce qui lui est demandé. Vérifiez qu’elle soit motivée pour accomplir cette tâche. Vous pourrez établir un ensemble de scripts et check-lists écrits pour les tâches spécifiques du cabinet.

4. Précisez le détail de la tâche : Si la tâche est élaborée, voire compliquée, effectuez-la vous même la première fois, devant la personne concernée. Vous pourrez ainsi en faire le détail minutieux et fixer les objectifs.

5. Spécifiez le cadre de la réalisation : Si la tâche comporte une exigence spécifique, pensez à communiquer cette contrainte à la personne intéressée. Le cadre de la réalisation concerne l’objectif, les moyens à utiliser, l’espace où doit se dérouler la tâche et l’échéancier de réalisation.

L’utilisation de dates butoirs pour augmenter l’efficacité

Pour rendre votre délégation efficace, il est essentiel de fixer des délais de réalisation. Aussi, les dates butoirs définissent le temps nécessaire pour réaliser une tâche ou un projet. Elles vous servent d’outil de contrôle.

En quelque sorte, elles motivent et encouragent votre équipe en constituant un but final à atteindre. Pour cela, ces échéances nécessitent d’être précises et réalisables.

Une date butoir respectée donnera à tous ceux qui ont été impliqués un sens considérable de l’accomplissement, de la réalisation et une motivation générale pour mener à bien le prochain projet.

« Avec les personnes passives, on obtient l’obéissance, avec les personnes actives, on obtient l’adhésion. »

Ne pas confondre déléguer et se décharger

L’une des erreurs les plus répandues et pourtant les plus alarmantes consiste à ne faire aucune vérification après la délégation de tâche. Le contrôle est en fait un élément crucial lors d’une délégation efficace. Mais ce contrôle ne doit pas être perçu comme un facteur négatif démontrant notre manque de confiance. Il est un retour d’information dont la personne a besoin pour savoir si les efforts qu’elle a accomplis vont dans le bon sens. Cela permet ainsi d’apporter les améliorations nécessaires ou de constater la bonne réalisation.

Conseillez la personne en cas de difficulté. Félicitez-la si vous êtes satisfait, dites que c’est bien. Encouragez, confortez-la dans sa capacité à réussir.

Les caractéristiques d’un « délégateur » efficace

Prise de risques, assurance, patience, écoute, échange, accompagnement, partage, aide, laisser-faire, confiance mais aussi fermeté, et haut niveau d’exigence, sont autant de qualités requises pour obtenir une délégation efficace.

En effet, être le leader d’une équipe implique une aptitude à prendre certains risques. Manifestez votre confiance dans les compétences, l’expérience et la formation des membres de votre équipe lorsque vous déléguez. En leur témoignant votre confiance, leurs performances seront plus tangibles.

Soyez prêt à accepter l’idée que pour certaines personnes, apprendre de nouvelles tâches prendra du temps. Au fur et à mesure qu’elles se familiariseront et s’approprieront leurs nouvelles missions, elles deviendront plus compétentes.

Au-delà de la simple délégation de tâches aux membres de l’équipe, faites un pas de plus : donnez-leur la liberté et les moyens nécessaires pour prendre certaines décisions en rapport avec leur fonction, de devenir plus autonomes. Si vous ne leur donnez pas les moyens de décider (en partie), vous ne pourrez pas déléguer correctement.

Enfin, soyez un leader assez fort pour que les membres de votre équipe réalisent l’importance de la tâche que vous leur confiez.

En tant que chirurgien-dentiste, il est donc primordial de réfléchir régulièrement aux méthodes pour promouvoir et perfectionner la délégation dans votre cabinet. Cette dernière sera un outil considérable de cohésion et de mobilisation de votre équipe.

Charte de la bonne délégation

• Établissez dans votre cabinet, un climat sans peur ni frustration afin que les personnes aient envie d’accepter les tâches à déléguer

• Evaluez continuellement le besoin de délégation afin que celle-ci devienne un mode de fonctionnement.

• En restant dans le cadre strict de la loi, déléguez autant que possible. Tout ce qui peut être délégué devrait être délégué !!!

• Choisissez scrupuleusement les personnes à qui vous déléguerez.

• Assurez-vous que les membres de votre équipe sachent quoi faire et quels sont les résultats que vous attendez d’eux.

• Développez des procédures écrites pour que chaque membre comprenne précisément son domaine de responsabilité.

• Donnez suffisamment d’autorité à chacun pour qu’il puisse accomplir les tâches qui lui sont assignées.

• Aidez et guidez suffisamment les membres de l’équipe pour qu’ils ne se sentent pas isolés quand ils rencontreront des difficultés et se heurteront à des obstacles.

• Établissez des méthodes d’évaluation régulière de la délégation.

• Attendez-vous à des erreurs et acceptez-les tout en les considérant comme des opportunités pour avancer.

• Récompensez votre équipe qui accepte et gère convenablement de plus en plus de tâches.