3 points indispensables à une bonne gestion de l’agenda

L’emploi du temps du cabinet reste le meilleur moyen pour organiser sa journée efficacement. Il vous guide et permet d’atteindre des objectifs pour le cabinet. Il s’agit donc d’un support, d’une aide et il ne devrait pas générer de stress ou de frustration.

Force est de constater que la plupart des chirurgiens-dentistes ont l’impression que le temps leur échappe et que les horaires deviennent vite chaotiques. Un coup de pouce dans la gestion de cet outil est un vrai plus pour trouver de la sérénité dans sa pratique.

Bien que votre emploi du temps soit complet pour la journée et que les rendez-vous s’enchaînent suivant les règles que vous avez fixées, il arrive que vous ayez à gérer une journée totalement désorganisée.

Mais comment cela est-il possible ?

La faute aux rendez-vous manqués ou annulés à la dernière minute. Ces rendez-vous déstructurent totalement votre programme.
Pour des praticiens à l’agenda surchargé sur plusieurs semaines, ces absences ne laissent aucune possibilité de rattraper le temps perdu.

Pour d’autres chirurgiens-dentistes, remplir leur agenda est compliqué car ils sont en manque de patients. Vous vous retrouvez dans cette description ? Sachez que vous pouvez y remédier en apportant des modifications à votre organisation. La première chose est de se demander si vous avez besoin d’aide dans la gestion de votre planning de rendez-vous. Des indicateurs et des conseils peuvent vous guider vers la rationalisation de cet outil et vous permettront d’atteindre vos objectifs quotidiens.

1. Nommer une seule personne responsable du planning

Si au sein de votre cabinet, plusieurs personnes s’occupent de l’emploi du temps, cela peut créer de la confusion.

En effet, planifier ne peut pas être l’affaire de tout le monde. Il est nécessaire qu’une seule personne en ait la responsabilité. C’est cette même personne qui pourra constater que l’agenda n’est pas suffisamment rempli pour relever les objectifs fixés. Elle sera également capable d’élaborer un plan de gestion des annulations et des rendez-vous manqués. Si personne n’est tenue responsable de cette organisation, vous risquez confusion et malentendus ce qui aura pour conséquence de ralentir toute votre équipe.

Il est donc impératif de nommer un responsable. Lorsque la gestion du planning est parfaitement mise en place, vous constaterez que, non seulement, vous atteindrez vos objectifs mais surtout que vos journées seront plus calmes et harmonieuses. Cette première étape vers la sérénité vous permettra de diminuer considérablement votre stress quotidien.

2. Fixer des objectifs bien définis

Le succès de votre pratique est basé sur votre capacité à atteindre des objectifs que vous vous êtes fixés. Pour bien les évaluer, prenez le temps de réunir votre équipe et d’en discuter avec elle.

En effet, les membres de votre cabinet vous permettront d’affiner votre réflexion. Cela vous permettra également de vous assurer que tout le monde a bien saisi les enjeux des performances à atteindre. Votre équipe contribuera ainsi pleinement au succès du cabinet. Remplir le planning n’est pas une simple question d’occupation du temps. La personne en charge de l’emploi du temps doit bien comprendre que l’agenda est la colonne vertébrale de votre organisation.

Mais alors, sur quels éléments baser vos objectifs ?

Tout d’abord, Il est essentiel que vous déterminiez le montant du salaire que vous souhaitez vous verser. Il devra correspondre à ce que vous estimez devoir gagner compte tenu du temps que vous passez au cabinet. Cela peut sembler naïf mais croyez-moi, il est important de le rappeler.

3. Laisser de la place pour les nouveaux patients

Lorsqu’un nouveau patient appelle votre cabinet, ce n’est pas pour prendre un rendez-vous dans 6 semaines ! Avoir un emploi du temps complet sur plusieurs semaines n’est finalement pas une bonne chose.

En effet, il ne laisse place à aucune souplesse. Cela vous empêche d’accepter de nouveaux patients et vous contraint à les envoyer vers un confrère. Pourtant, vous avez besoin de cette nouvelle patientèle pour développer votre cabinet. Même si ces rendez-vous risquent d’être annulés ou oubliés et de laisser des « trous » à combler dans l’emploi du temps, ils sont essentiels à votre évolution.

Une étude fine de votre agenda et du type de patientèle que vous avez, permettra de déterminer comment intégrer les nouveaux patients dans votre journée de travail.

Penser que la gestion de l’agenda n’est pas une priorité dans le développement de votre cabinet est une erreur. Bien au contraire ! C’est une étape clé ! Ne pas gérer votre emploi du temps vous coûtera de l’argent mais également du stress et de la frustration inutile qui ne vous aideront pas dans votre pratique. En effet, une gestion chaotique du calendrier empêche votre cabinet de développer tout son potentiel.

À vous de jouer !