fbpx
Je prends RDV
Mon compte
11/10/2019

La gestion optimisée des rendez-vous

Dans un cabinet d’orthodontie, la gestion quotidienne repose avant tout sur l’élaboration, par étapes, de systèmes performants. Celui qui a le plus d’impact est basé sur l’organisation des rendez-vous.
En effet, il est le pilier fondamental qui permet à tous les autres systèmes d’être efficaces. La qualité de vos traitements, le niveau de stress de l’équipe et les résultats financiers dépendent de la gestion de votre temps. Pour cela, un ensemble de scripts bien conçus est indispensable pour aider les membres de l’équipe à optimiser leur temps et leurs actions. En premier lieu, une analyse détaillée de la situation actuelle de votre cabinet est à mettre en œuvre.

1. Le carnet de rendez-vous, clé de voûte de votre organisation

Si un carnet de rendez-vous n’est pas mis en place et géré avec efficacité, les résultats financiers seront de très loin inférieurs à leur réel potentiel. Trop souvent de simples habitudes sont mises en place à l’ouverture du cabinet et se perpétuent dans le temps.
D’autre part, certains orthodontistes s’imaginent qu’un système de gestion se limite à un protocole que chaque membre de l’équipe n’a plus qu’à suivre. Quelle erreur ! Stress et confusion vont en résulter. Pour éviter cela, je vous préconise de prendre le temps de documenter vos systèmes et d’y ajouter des scripts. Enfin, établir un objectif annuel de production est essentiel.
« Il est moins difficile d’élaborer des idées nouvelles que d’échapper aux anciennes. »

2. Equilibrez vos journées

De nombreux orthodontistes pensent par exemple, qu’il est normal d’avoir des matinées calmes et des après-midis mouvementés. L’argument majeur est que les patients préfèrent venir en fin de journée après l’école. Cependant, c’est un non-sens de penser qu’il n’y a pas d’autre solution! Ainsi, en vous basant sur les scripts, vous pourrez compléter vos plages horaires matinales ou les débuts d’après-midi.
Essayez par exemple, de persuader le parent d’un patient de venir plutôt le matin pendant les heures scolaires et uniquement pour certains actes. S’il doit manquer l’école une ou deux fois pendant toute la durée de son traitement, ce sera bien accepté. Remplir les plages habituellement creuses augmentera votre productivité et surtout réduira le stress de l’ensemble de l’équipe. L’optimisation du temps est donc primordiale. Et la clé de la sérénité se trouve dans la mise en œuvre de protocoles pour la prise de rendez-vous.

3. Analysez votre organisation actuelle

Vous devez tout d’abord analyser la situation actuelle de votre cabinet sur un mois, en listant tous les points à éclaircir. Par exemple, quel est le nombre de nouveaux patients et quel est le délai pour les recevoir ? Quelle est la quantité de rendez-vous en fonction des différents actes ? Quelle est la quantité de débuts de traitements planifiés ? Combien avez-vous d’activations le mercredi ? Combien de patients suivez-vous en interceptions ?
Examinez aussi les taux de rendez-vous manqués ou annulés. Enumérez tous ces points, ils vous permettront de prendre du recul avant la mise en place d’un nouveau système de gestion des rendez-vous. Celui-ci vous donnera la possibilité d’optimiser votre capacité à soigner de nouveaux patients et donc d’augmenter la satisfaction des patients et votre rentabilité.

4. Chronométrez vos actes

Je vous conseille ensuite de lister vos procédures cliniques et d’en mesurer les temps de réalisation, de la pose d’appareillage à la séance de débaguage. Pour obtenir une mesure exacte, vous devez mesurer au moins 3 fois le même acte. Le temps passé sur cet exercice vous permettra d’optimiser votre capacité à recevoir des nouveaux patients et d’offrir un service de meilleure qualité.

5. Divisez votre agenda en bloc de temps de 10 minutes

Un nombre surprenant de cabinets d’orthodontistes utilisent un agenda dont les blocs de temps sont de 15 minutes. Pourtant, certains traitements peuvent être effectués efficacement en 10 minutes, voire 5 minutes ou moins. Maintenant que vous avez calculé de façon précise le temps pour vos procédures cliniques, vous pourrez alors aisément ajuster le temps pour chaque traitement. Ainsi, vous serez en mesure de réaliser sereinement un plus grand nombre d’actes.
6. Etablissez un temps d’action
Une fois avoir collectées toutes ces informations, l’étape finale consiste à établir un plan d’action, étape par étape. Il vous faudra ensuite communiquer ces différentes étapes à votre équipe.
« Cela semble toujours impossible… jusqu’à ce qu’on le fasse. »
En conclusion, quand la gestion des rendez-vous est un système fonctionnel et efficace au sein de votre cabinet d’orthodontie, vous n’aurez plus de période de creux et de stress où il y a plus de cas qui se terminent que de cas qui débutent …
Non seulement votre cabinet ne sera plus en situation de plateau, mais surtout vous atteindrez vos objectifs de production et de bénéfice. C’est pourquoi ce système de gestion doit être conçu le plus tôt possible. Travailler dans un environnement de travail plus agréable vous apportera la sérénité et la reconnaissance de vos patients.

Ces articles pourraient vous intéresser