Gestion d’un cabinet d’orthodontie : Adoptez un comportement de chef d’entreprise de santé !

Alors que l’orthodontie connaît des bouleversements irréversibles, trop de confrères s’en tiennent à une gestion passéiste de leur cabinet. Certes votre formation initiale et d’ordre technique et scientifique. Elle vous permet de proposer aux patients des traitements de qualité… mais vous manquez trop souvent de vision prospective sur le plan financier.

En effet, dans le passé, une gestion approximative suffisait pour avoir une garantie de revenus suffisants. Dans le futur, face à l’accroissement prévisible et inéluctable des charges fixes, voire l’opposabilité, cette attitude sera de plus en plus inadaptée.

Il est urgent d’aborder avec réalisme et lucidité la nouvelle pratique professionnelle. C’est la raison pour laquelle les orthodontistes doivent (et peuvent) adopter un comportement de chef d’entreprise de santé.

Cela leur permettra de répondre avec efficacité aux nouveaux impératifs d’une concurrence exacerbée par le rôle croissant des compagnies d’assurance, par le développement des cabinets mutualistes, par les commentaires désobligeants de nombreux médias et… par la jalousie de certains omnipraticiens.

Le vénérable philosophe grec Socrate – dont la sagesse n’est plus étudiée dans les facultés – nous donne la clé du problème « Connais-toi toi-même ». En effet, le cabinet d’orthodontie doit, comme toute PME, respecter chaque année les objectifs financiers, et non financiers, fixés en début d’exercice. Pourtant de nombreux orthodontistes connaissent mal les éléments financiers vitaux et se contentent d’une gestion à postériori. En réalité, il est désormais vital d’optimiser sa pratique. Cela passe par une connaissance de son activité suffisamment approfondie pour anticiper au lieu de se contenter de réagir, parfois un peu tard.

Passez du stade empirique à un niveau professionnel

Il faut cesser d’attendre décembre pour analyser vos résultats : il faut vous astreindre à consulter chaque semaine les indicateurs de vitalité de votre cabinet, devenu qu’on le veuille ou non, entreprise de santé : chiffre d’affaires, dépenses, nombre de traitements actifs en cours, nombre d’interceptions, nombre de premières consultations… toute une série d’indicateurs pertinents et spécifiques à l’orthodontie.

L’introduction des nouvelles technologies dans la vie quotidienne nous donne une opportunité unique de rationaliser l’organisation de nos cabinets.

En effet, la gestion prospective est maintenant accessible à l’ensemble des cabinets informatisés. Ces ratios sont intégrés dans la plupart des logiciels. Ils vous permettront d’obtenir d’emblée un aperçu révélateur du profil de votre exercice, sans pour autant, vous dispenser d’un effort de réflexion. En tant que professionnels de santé, la plupart des confrères ont horreur des chiffres. Certes aucun d’entre vous n’a choisi ce métier par amour de la gestion.

Cependant l’évolution actuelle de votre profession exige un minimum d’analyse. Aussi est-il indispensable de connaître en permanence l’état de santé de son cabinet, faute de quoi la stagnation est inévitable.

Voilà pourquoi vous devez vous former aux bases de la gestion d’entreprise. Cela vous permettra de prendre la bonne décision au bon moment : investissements et recrutements ne doivent plus être réalisés dans l’urgence, mais à l’issue d’une réflexion structurée.

L’objectif est de modifier sa pratique afin de sécuriser son cabinet. C’est un effort finalement minime au regard des résultats concrets enregistrés très rapidement grâce à une professionnalisation des pratiques de gestion trop longtemps restées artisanales. Bien sûr, il faut comparer les résultats entre des mois comparables et ne pas commettre des erreurs d’analyse.

En effet, les indicateurs de certains logiciels sont tellement nombreux, qu’il est souvent difficile de s’y retrouver.

Cabinet d’orthodontie = entreprise

Allons encore plus loin dans le parallèle entre cabinet d’orthodontie et entreprise. Tout comme dans l’entreprise, il existe au cabinet 7 pôles distincts :

Formation, Stratégies de communication, Présentation des projets de traitement et devis, Production, Encaissements, Qualité du service, Ratios (en plus des ressources humaines, système transversal que l’on retrouve dans chacun des pôles.)

Il est important de développer en permanence chacun de ces 7 pôles, sinon le développement de votre structure reste aléatoire. Concrètement, il s’agit pour le praticien d’allouer un temps de réflexion et de plan d’actions pour chaque chose.
Nous vous invitons à prendre du recul vis à vis de votre activité. Cela vous permettra à la fois d’établir une situation actuelle de votre exercice en évaluant chacun de ces pôles à la lumière de l’année en cours tout en vous projetant vers des objectifs d’amélioration continue pour l’année suivante. Une fois l’habitude prise, vous pourrez affiner votre organisation.

Vous comprendrez mieux votre activité et mènerez des efforts appropriés afin de retenir les patients motivés. Vous serez surpris par l’ampleur des résultats positifs obtenus grâce à une démarche d’anticipation et non plus de gestion comptable.

L’enjeu est vital : c’est le développement de votre cabinet dans un environnement qui a évolué à un point tel, que l’immobilité vous fait prendre des risques bien plus importants que le mouvement vers une gestion rationnelle et contrôlée de votre exercice.