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28/10/2019

D’une bonne gestion du planning à une meilleure efficacité

Planifier les rendez-vous est un exercice compliqué mais essentiel pour votre cabinet. Lorsque votre emploi du temps est surchargé, votre équipe et vous-même êtes stressés ce qui se traduit par une baisse de moral. Tous les cabinets confrontés à cette gestion rencontrent principalement 3 problèmes. Mais ça n’est pas une fatalité !
Il existe des solutions qui vont déterminer le succès de votre cabinet.

1. Le retard des patients

Anticiper le retard des patients n’est pas chose aisée. La bonne nouvelle est que la plupart de vos patients sont à l’heure. S’ils sont en retard, cela ne signifie pas que eux ou leurs parents sont irresponsables, mais plutôt que quelque chose les a retardés. Il est bon de savoir que bien souvent des facteurs externes sont à l’origine de ces contretemps.
Cependant, s’ils sont coutumiers du fait, il est suggéré de leur donner rendez-vous 20 minutes avant l‘heure bloquée sur le planning. Cette petite astuce vous évitera bien des désagréments.
De plus, un patient récidiviste du retard, n’osera pas vous faire de réflexion si vous le prenez en retard.

2. Les annulations de dernière minute et les rendez-vous non-honorés

Plusieurs rendez-vous manqués peuvent engendrer une désorganisation globale de votre emploi du temps. De plus, il s’agit également d’une interruption dans le plan de traitement qui entraîne des retards sur les résultats escomptés.
Comment solutionner ce problème et réduire à minima les annulations de dernière minute et les rendez-vous manqués ?
3 étapes à envisager :
  • À la première annulation tardive, il est inutile de reprogrammer un rendez-vous dès le lendemain. Temporisez. Cela montre que le cabinet est bien occupé et que le patient n’a pas toutes les libertés.
  • Au deuxième rendez-vous manqué, il est important d’expliquer que ces absences ont un impact pour le bon fonctionnement du cabinet. Ajoutez-y une pointe de culpabilité : « Certains patients sont en attente de rendez-vous, dommage pour eux, nous aurions pu les recevoir si vous nous aviez prévenu suffisamment tôt… » D’autre part, insistez sur le fait que cela va rallonger le traitement.
  • À la troisième absence, l’orthodontiste doit être ferme et annoncer que le traitement peut être suspendu. Cette explication doit se faire de façon factuelle et polie. Elle permet, dans la plupart des cas, un meilleur respect des règles.

3. Date de fin de traitement reportée

Les patients resteront plus longtemps en traitement s’ils ne se présentent pas à leurs rendez-vous ou que les rendez-vous nécessaires à la bonne marche du traitement ne sont pas respectés.
Cela peut impacter le résultat final, ou obliger à revoir le plan de traitement initialement prévu.
De surcroît, plus vos patients voient leur traitement prolongé, plus il vous sera difficile d’intégrer des nouveaux patients dans votre agenda.
En d’autres termes, si trop de traitements ne se terminent pas comme prévu, vous mettez en péril l’équilibre financier du cabinet.
Gérer efficacement les imprévus qui impactent l’agenda, comme les retards, les absences ou les annulations de dernière minute permet de maximiser son efficacité au cabinet. La mise en place de process ou de scripts sont d’excellents moyens de remédier à ces désordres.

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