Comment faire adhérer vos patients aux traitements ?

Le marché de l’orthodontie a évolué considérablement ces dernières années. La demande est de plus en plus grande. Votre concurrence n’est aujourd’hui plus limitée aux seuls cabinets d’orthodontie, puisque de nombreux omnipraticiens ont intégré l’orthodontie dans leur pratique. Face à ce formidable défi du marché, votre succès dépend de votre capacité à adopter une approche plus professionnelle pour augmenter votre productivité.

Pour ce faire, vous devez mettre en œuvre des changements dans la gestion de votre cabinet : systématiser l’utilisation de scripts, développer vos relations avec vos patients, entretenir votre réseau de correspondants et offrir une expérience unique aux nouveaux patients.

Des scripts pour améliorer la communication avec les patients

Votre objectif est de fournir des soins orthodontiques, mais votre succès dépend, dans une mesure qui peut paraître surprenante, des interactions verbales entre votre cabinet et les futurs patients adultes et les parents.

En effet, aucune compétence clinique ne compensera les défauts de communication que l’on pourra retrouver à l’accueil. Vos diplômes ne compenseront pas non plus une présentation des traitements peu enthousiaste. Vous et votre équipe devez apprendre à dire les choses qui permettront d’obtenir les résultats souhaités.

Avec les bons scripts et une formation suffisante sur leur utilisation, tous les membres de votre équipe peuvent devenir des communicants beaucoup plus efficaces. En créant des systèmes intelligents, étape par étape, puis en traduisant ces étapes en scripts, vous pouvez prédéterminer ce qui doit être dit dans chaque situation.

Ensuite, les sessions de jeu de rôle permettront aux membres de votre équipe de se familiariser avec leurs scripts, pas seulement avec les mots, mais avec le but recherché. Une fois qu’ils ont compris l’intention de chaque script et commencé à jouer un rôle, ils se sentiront à l’aise en utilisant leurs propres mots, pour une plus grande efficacité. Toutes les personnes qui sont en contact avec des patients auront besoin de scripts et d’une formation, y compris vous.

Pour obtenir les meilleurs résultats, vous devez développer un plan d’actions détaillé et programmer des jeux de rôle lors des réunions mensuelles.

L’importance du bouche à oreille…mais pas uniquement

Une fois décidé à se lancer dans un traitement orthodontique, que font les adultes ou les parents ? Ils vont sur internet, cherchent des cabinets à proximité, regardent les commentaires sur Google ou sur les sites des cabinets. Ils vont également se renseigner autour d’eux. Auprès de personnes qu’ils connaissent, de leurs familles et en qui ils ont confiance. Les recommandations des membres de la famille ou des amis auront probablement plus de poids que les évaluations données par des inconnus.

C’est pourquoi ce que les spécialistes de la communication appellent le bouche à oreille a une si grande importance.

Si votre cabinet est un environnement agréable et confortable et que vous fournissez un service patient exceptionnel, certains patients ou parents vous recommanderont sans doute à leurs amis ou leurs familles. Vous pouvez générer des recommandations de 40 à 60% des parents actuels et des patients adultes en les encourageant simplement à vous adresser du monde.

Un accueil agréable, des commentaires occasionnels ou des remerciements sincères feront des miracles, ce qui encouragera de fortes recommandations de votre cabinet.

Avant, les recommandations par le bouche à oreille conduisaient directement à des appels téléphoniques à votre cabinet. Aujourd’hui, votre site internet sera probablement visité ultérieurement. Si vous n’avez pas de site internet ou si vous en avez un qui soit difficile à trouver, peu attrayant, obsolète ou qui ne laisse pas une impression positive distincte, de nombreux patients potentiels se retourneront vers d’autres cabinets.

Développer et entretenir votre réseau de correspondants

Les patients et les parents peuvent ne pas être en mesure de juger de vos compétences cliniques, mais d’autres confrères peuvent le faire. En communiquant bien avec les patients que vous avez en commun et en les aidant à renforcer leurs relations entre patients, vous leur donnerez de nombreuses raisons de vous envoyer leurs patients pour un traitement orthodontique. Vous devez vous rendre disponible pour les déjeuners entre confrères ou autres évènements, afin de renforcer cette relation.

La Nouvelle Expérience du patient – Le moment de vérité

Les recommandations sont la condition préalable, mais si l’expérience initiale dans votre cabinet auprès des patients et des parents n’atteint pas leurs attentes, ils ne poursuivront pas leur traitement chez vous. La façon dont vous et votre équipe gérez le premier appel et la première visite – sans parler de la présentation du cas lui-même – sera déterminante pour la suite.

Les traitements orthodontiques impliquent de nombreux rendez-vous sur plusieurs mois. Par conséquent, la façon dont votre cabinet accueille vos patients et la qualité des relations entretenues par votre équipe avec eux peut avoir un retentissement sur le taux d’acceptation des traitements.

Lors du premier contact avec un patient, votre secrétaire doit se lancer dans une conversation soigneusement conçue qui crée de la valeur pour votre cabinet, donne de l’énergie et suscite l’enthousiasme, recueille des informations personnelles utiles à la construction d’une future relation de confiance et planifie une consultation.

La première visite doit être tout aussi bien planifiée. Alertés sur les personnes présentes ce jour-là, tous les membres du cabinet seront prêts à offrir un accueil chaleureux et impressionnant aux parents et aux patients. Comme pour l’appel téléphonique, votre objectif est de montrer aux patients et aux parents potentiels que votre cabinet est vraiment spécial et constitue un endroit agréable, voire même amusant, pour recevoir un traitement d’orthodontie.

Une présentation de cas bien menée doit ensuite conduire à une prise de rendez-vous pour démarrer le traitement… Tant que vous n’avez pas obtenu la prise de rendez-vous pour commencer le traitement vous devez persévérer dans votre suivi.
Si refus, il y a, alors, vous devez creuser et comprendre pourquoi.

Une expérience patients réussie, une bonne gestion du réseau de correspondants, un site internet attrayant, feront de votre cabinet le lieu idéal pour attirer des patients et les amener à réaliser des traitements orthodontiques à la hauteur de leurs attentes.