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05/09/2019

8 points à prendre en compte dans la gestion d’un cabinet d’orthodontie

Diriger un cabinet dentaire est une entreprise complexe qui demande une coordination précise et des compétences au-delà de la technique purement orthodontique. Quand un cabinet ne fonctionne pas à son plein potentiel, posez-vous cette question : Quelles améliorations devraient être mises en place rapidement ?
Pour pallier ce problème, je vous suggère de bien analyser les 8 notions suivantes.

1. L’efficacité

En définissant chaque année un objectif de croissance, vous conduirez votre cabinet d’orthodontie sur la voie du succès ! Vous devez progresser chaque année sinon vous constaterez vite, soit que votre cabinet se dirige vers l’immobilisme, soit qu’il décline.
Heureusement, dans l’exercice de votre profession, votre productivité peut être considérablement améliorée sans augmenter le temps de travail.
Voici comment :
  • Posez les bases de votre exercice en définissant un objectif réaliste et atteignable.
  • Créez un emploi du temps plus efficace pour améliorer la productivité.
  • Développez des systèmes pour obtenir davantage de patients recommandés que ce soit par des dentistes ou par vos patients actuels.

2. La gestion

Contrôlez les finances du cabinet et encaissez 95% de vos honoraires grâce à un système d’encaissement efficace.
Pour atteindre l’objectif financier souhaité, vous pouvez en tant qu’orthodontiste mettre en pratique des mesures simples :
  • Éduquer le patient à échelonner les paiements sur la durée du traitement, en offrant des options financières personnalisées à chaque famille.
  • Réduire les charges en analysant régulièrement les dépenses et en réduisant les coûts.

3. La consolidation de l’équipe

Pour la plupart des orthodontistes, diriger une équipe peut sembler plus rébarbatif et compliqué que l’intervention clinique la plus difficile. En effet les procédures administratives ne font pas partie du programme dispensé dans les facultés. Cependant, en tant que « propriétaire » de cabinet, vous devez faire face au recrutement, à l’encadrement et à l’accompagnement d’une équipe de personnes différentes.
En vous concentrant sur la consolidation de votre équipe et en suivant quelques recommandations, vous pourrez gérer les problèmes qui surviennent sans stress, car en réalité il s’agit de problèmes normaux.
  • Envisagez de fournir à chacun des descriptifs de postes écrits, des comptes-rendus de réunions mensuelles (faits à tour de rôle par un membre de l’équipe) et proposez un programme de formations régulières.
  • Communiquez votre vision auprès de votre équipe avec une perspective d’avenir du cabinet sur 3 à 5 ans. Cela permettra de prévoir un même objectif pour toute l’équipe et motivera chacun vers une action commune.
  • Encouragez la coopération à travers des échanges efficaces, sous forme de réunions quotidiennes et mensuelles avec les membres de l’équipe. Cela peut donner à tous l’opportunité de se former ensemble et d’aborder en équipe les questions complexes.

4. Les scripts

Les scripts aident tous les membres de l’équipe, y compris vous praticiens, à devenir experts pour informer et conseiller les patients et leurs parents… Ils s’utilisent aussi bien au téléphone qu’en direct. Les scripts ne sont pas faits pour être récités mais plutôt pour être adaptés et expliqués à chaque interlocuteur, en fonction de ses capacités de compréhension.
Les indications ci-dessous aideront à garantir le succès des scripts dans votre cabinet d’orthodontie : Chaque interaction avec les patients est imaginée pour permettre aux membres de l’équipe d’être plus efficaces et professionnels dans les situations récurrentes telles que :
  • Prétendre à davantage de patients envoyés par d’autres personnes.
  • Conclure plus d’acceptations de présentations de cas.
  • Réduire les rendez-vous manqués et les annulations en insistant sur l’importance de chaque rendez-vous.
  • Établir une relation étroite avec chaque famille.
  • Les scripts devraient être expérimentés dans des mises en situation pour qu’ils puissent devenir instinctifs.

5. Les acceptations de cas

La présentation des traitements ne concerne pas uniquement les praticiens.
De par son professionnalisme, toute l’équipe est impliquée dans l’acceptation du traitement. Tout doit être mis en œuvre pour transformer le « peut-être » des parents en « oui ».
  • Ecrire un script précis de la présentation de cas, du début à la fin.
  • Insister sur les avantages du traitement plutôt que sur les détails cliniques.
  • Se préparer pour faire face intelligemment aux questions et aux objections éventuelles.

6. La planification des rendez-vous

Le système de rendez-vous d’un cabinet d’orthodontie peut vraiment améliorer l’organisation d’une journée entière. Un emploi du temps précis permettra à l’équipe et à l’orthodontiste de travailler dans des conditions optimales.
Afin que chaque journée se déroule sans incident :
  • Evaluez la durée de vos actes.
  • Recevez les nouveaux patients le plus vite possible, idéalement dans les 7 jours.
  • Considérez que gérer les urgences fait partie de la vie de votre cabinet et anticipez « leur gestion ».

7. L’expérience du nouveau patient

L’expérience du nouveau patient débute dès le premier contact téléphonique avec votre cabinet. Elle inclut la consultation, la visite complète ainsi que le premier rendez-vous. Tout au long de l’entretien téléphonique, les parents et les patients ne savent pas encore s’ils vont choisir votre cabinet ou non. Voici comment l’équipe doit satisfaire un patient potentiel pour obtenir son adhésion :
  • Les personnes qui gèrent l’accueil doivent être hautement formées.
  • Un ensemble de scripts laissé à la disposition de tous les membres du cabinet permettra d’homogénéiser les discours.
  • Tous les appels doivent pouvoir aboutir à une prise de rendez-vous.

8. La communication

Sans un flot constant de nouveaux patients, les résultats futurs et le chiffre d’affaires sont en danger. Il faut donc communiquer sur votre cabinet même si vous avez beaucoup de monde.
  • Fixez-vous l’objectif de développer le nombre de patients recommandés par vos patients actuels.
  • Faites savoir à vos patients habituels que les patients envoyés par une connaissance sont appréciés et que vous les traiterez avec plaisir.
  • Faites du « tam tam » auprès de vos confrères afin qu’ils vous adressent des patients.
Ces 8 notions touchent chaque facette du fonctionnement de vos cabinets d’orthodontie. Les conséquences de la prise en compte de ces points seront multiples : augmentation du service patient, meilleure productivité, et aussi et surtout une diminution notable du stress…

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