7 Stratégies pour assurer la pérennité de votre cabinet

1. Rappelez régulièrement la qualité et la valeur de vos traitements

A chaque visite de votre patient, il est crucial que votre assistante ou votre secrétaire rappelle la valeur du traitement que vous venez de prodiguer. Souvenez-vous que vos patients investissent dans un traitement dentaire et qu’à ce titre, à leurs yeux, chaque euro compte. Il est important de leur rappeler régulièrement, avec subtilité, qu’avoir choisi votre cabinet est un bon investissement.

2. Vous embauchez ? Assurer l’intégration de la nouvelle personne

Rédigez des descriptions précises des postes que vous cherchez à pourvoir. Cela vous permettra de trouver la personne dont vous avez besoin. Une bonne description de poste clarifie les compétences que les candidats doivent avoir. Elle précise aussi les tâches qui seront à leur charge. Si vous-même savez parfaitement ce dont vous avez besoin, vous êtes moins susceptible d’accepter quelqu’un de « moyen ».

Pour réussir leur intégration, donnez au nouvel arrivant un manuel qui contient le code de conduite du cabinet, le dress-code du cabinet, votre politique sur les retards et les heures supplémentaires, les congés maladies, et les procédures diverses. Votre personnel mérite de connaitre les règles du jeu et de savoir comment y jouer. Donnez-lui régulièrement vos remarques et votre retour sur le travail effectué. Votre équipe aura bien plus d’efficacité si vous offrez des retours réguliers.

3. Proscrivez certaines politiques et procédures

Certaines règles ou certains protocoles sont susceptibles de créer des barrières pour vos nouveaux patients. Un exemple : de nombreux cabinets ne répondent pas au téléphone pendant l’heure du midi. Pourtant, c’est parfois le seul moment où certaines personnes peuvent s’occuper de leurs affaires personnelles. Les nouveaux patients veulent avoir quelqu’un au téléphone. Organisez donc les pauses repas de sorte à ce que quelqu’un (éventuellement un standard extérieur) réponde au téléphone.

4. Evaluez vos tarifs avec précision

Etablissez un tarif clair pour chaque traitement. Evaluez vos honoraires avec pertinence. Utilisez les données démographiques à votre disposition. Comparez vos tarifs à ceux des cabinets qui ressemblent au vôtre. Evaluez-les sur la qualité de votre travail, celles des matériaux utilisés et la qualité de service que vous proposez. Pour finir, veiller à fournir des solutions de paiement adaptées et souples. Proposez différents moyens de règlement.

5. Appuyez sur des scripts et formez votre équipe à les utiliser

Il est nécessaire de rédiger l’ensemble des situations de communication avec les patients les plus courantes. Vous assurerez ainsi une cohérence dans votre message quelle que soit la personne qui l’exprime. Quand de nouveaux patients arrivent à votre cabinet, un script doit permettre à la personne le recevant de réunir l’ensemble des informations nécessaires. Tout script permet à l’ensemble de votre équipe de renforcer la valeur de la visite des patients.

Les scripts sont particulièrement nécessaires dans les aspects financiers. Ils permettent de recevoir le paiement des patients, même les plus réticents. Par ailleurs, ils permettent à votre équipe de parfaitement répondre aux interrogations de vos patients (notamment en termes d’assurance) et de leur transmettre l’ensemble des informations nécessaires. En effet, sans information, vos patients auront du mal à comprendre pourquoi les couvertures des soins dentaires restent si faibles face au progrès des standards de soins. Avec un script bien rédigé, la coordinatrice financière (ou l’assistante) du cabinet peut discuter avec un patient et lui expliquer les détails de sa couverture.

6. Optimisez vos réunions

Vos réunions doivent contenir certains éléments que vous observez en permanence. Une personne, différente du praticien, doit être responsable de l’ordre du jour et le distribuer. Affichez-le aux endroits où chacun pourra le voir et y ajouter des éléments pendant le mois. Les sujets qui reviennent souvent devront être discutés pendant la réunion mensuelle. Positionnez naturellement les sujets les plus importants à traiter en premier dans l’ordre du jour.

7. Envoyez des messages pour garder le planning rempli

Utilisez les emails et les SMS pour communiquer avec vos patients. Désormais, les smartphones sont plus utilisés que les ordinateurs et sont devenus des accessoires indispensables de tout un chacun.

De plus, la plus grande partie des professionnels ont leurs rendez-vous planifiés sur Google Agenda ou Outlook. Ainsi, sur leur smartphone, ils sauront immédiatement s’ils peuvent prendre un rendez-vous. En utilisant les SMS et les emails, vous pouvez aussi rappeler à vos patients leurs rendez-vous.

En d’autres termes, vous pourrez remplacer plus simplement les rendez-vous décommandés ou confirmer les rendez-vous en quelques minutes. De même, la prise de rendez-vous par Internet permet au patient une plus grande souplesse pour le faire. Chez lui tranquillement le soir devant sa télévision, il aura plus temps de prendre un rendez-vous chez vous dans le rush d’une journée.