5 moyens de rendre votre cabinet plus efficace

Il vous est certainement arrivé de prendre de bonnes résolutions. Vous avez sûrement déjà fait le vœu de perdre du poids ou de faire plus de sport.

Toutefois, voici une résolution que tous les orthodontistes devraient prendre : faire en sorte que leur cabinet soit sans cesse efficace. Je m’explique. J’ai, plus d’une fois, constaté que même si durant une certaine période de nombreux cabinets sont très bien organisés, il arrive forcément un moment où les systèmes se délitent. C’est pourquoi l’engagement sur une efficacité constante et durable est difficile à tenir sur du long terme.

Un excellent niveau d’organisation à un moment donné donne le sentiment que le cabinet conservera ce niveau à vie. C’est ce que les spécialistes appellent le piège du succès. C’est pourquoi votre organisation doit être réévaluée régulièrement. Voici cinq astuces pour éviter de tomber dans ce piège.

1. Posez-vous les bonnes questions

Avant de définir tout objectif concernant votre cabinet, il est crucial de se poser les bonnes questions. Pour être pleinement opérationnel, l’objectif que nous visons doit être formulé positivement, mesurable, inscrit dans un contexte précis et relever de notre propre responsabilité pour le mener à bien.

Il doit également être réaliste et également écologique. J’entends par là, qu’il doit correspondre à votre biorythme. S’il doit représenter un challenge, il doit rester à votre portée c’est-à-dire prendre en compte votre environnement interne et externe, afin de ne pas engendrer d’effets pervers.

Voici quelques questions qui vous aideront à les définir :

• Qu’est-ce que je veux précisément obtenir ou changer ?

• À quoi saurai-je que j’ai vraiment atteint mon objectif ?

• Qu’est-ce que cela m’apportera d’atteindre cet objectif ?

• Existe-t-il des inconvénients, des conséquences négatives à avoir réalisé cet objectif ? Si oui, comment les éviter ?

• Quelles sont les résistances que je risque de rencontrer pour réaliser cet objectif ?

• De quelles ressources matérielles, financières, relationnelles, techniques, psychologiques ai-je besoin ? Quelles sont celles dont je dispose déjà et celles qui restent à acquérir ?

• Suis-je prêt à payer le prix que réclame l’atteinte de cet objectif ?

2. Embauchez et formez une équipe compétente

Vous savez déjà à quel point recruter les bonnes personnes est essentiel pour votre cabinet. Mais comment les trouver et comment faire en sorte de les garder et de les motiver ?

De nombreuses erreurs sont commises lors du recrutement. La principale est de recruter par dépit. Faute de trouver rapidement la bonne personne certains praticiens se contentent de celle qui parait la moins mauvaise. J’insiste sur l’importance de prendre tout son temps lors du recrutement car les conséquences sont fondamentales. En sens inverse, quand vous désirez vous séparer d’une personne, dans l’intérêt de tout le monde, ne traînez pas.

Appliquez notre slogan : Recrutez lentement mais licenciez vite. Dans l’intérêt même de la personne.

Après le recrutement, un autre point-clé concerne la formation. Je considère la formation comme étant le meilleur outil de management et le plus motivant. Plus vous formez vos équipes et plus celles-ci sont motivées et loyales.

3. Utilisez et réactualisez vos check-listes et vos scripts

Check-listes

Atul Gawade dans son best-seller, « Checklist Manifesto » a démontré l’importance vitale de l’usage des check-listes en chirurgie cardiaque. Il a ensuite expliqué l’importance des check-listes concernant les tâches qui se répètent dans tous les domaines. Ainsi, les check-listes sont extrêmement utilisées dans le cadre de la chirurgie bien sûr, mais aussi dans l’aéronautique, ou encore dans les restaurants.

Une check-liste est un outil extrêmement simple qui vous permettra de gérer des processus complexes tout en minimisant les erreurs et en vous aidant dans vos tâches quotidiennes. La Check-liste est une opération consistant à VÉRIFIER méthodiquement les étapes nécessaires d’une procédure pour qu’elle se déroule avec le maximum de sécurité. Cette opération se déroule généralement à voix haute et/ou en cochant une liste écrite de procédure.

Mon passage préféré de ce livre est le suivant : « Les check-listes soulagent notre mémoire et permettent la réalisation des tâches de manière à la fois plus rapide, plus sûre et plus professionnelle ».

Scripts

Les scripts concernent des situations de communication récurrentes du cabinet. Ils se présentent sous forme de textes regroupant les répliques des « acteurs » (l’équipe) mais aussi la configuration de « la mise en scène » (fixer un rendez-vous avec un nouveau patient, traiter les urgences, …). Ils sont des outils concrets, écrits. L’objectif des scripts est d’avoir toutes les informations nécessaires en main pour élever et homogénéiser le niveau de service et d’accueil perçu par le patient.

Dans le domaine de l’orthodontie, l’usage des Scripts permet d’élever et d’homogénéiser le niveau de Service perçu et d’accueil.

Ils comportent de nombreux avantages : rassurer les patients, donner la possibilité à tous les membres de l’équipe de rester sur la même longueur d’onde ou encore d’atteindre vos objectifs grâce à des petits progrès permanents.

Utilisez-les à chaque nouvelle occasion de communication, jusqu’à ce qu’ils deviennent une seconde nature. Plus votre équipe d’orthodontie se servira des scripts, moins elle improvisera devant les patients et moins elle commettra d’erreurs. Plus vous formerez votre équipe à mieux communiquer, plus elle jouera un rôle crucial dans le développement et le succès du cabinet.

4. Utilisez les bons outils dans votre cabinet

Les orthodontistes utilisent de nombreux outils et de nombreuses techniques pour atteindre les objectifs de traitement. Toutefois, la plupart du temps, ils ne passent pas assez de temps à utiliser les outils d’analyse de leur activité qui leur permettrait d’être plus efficaces.

Les logiciels d’orthodontie ont, ces dernières années, fait des progrès dans ce domaine. Ils comportent tous un certain nombre d’indicateurs nécessaires pour réaliser une analyse sérieuse. Malheureusement, j’ai pu constater que même si les praticiens connaissent leur existence, très rares sont ceux qui les utilisent de façon mensuelle. Cela aboutit en général à des prises de décisions émotionnelles et non basées sur des paramètres objectifs.

Cependant, une simple matrice à 7 paramètres permet une analyse des données de tout cabinet sous un nouveau jour.

Elle comporte des indicateurs tels que : le nombre de nouveaux patients, le nombre de débuts de traitements, le nombre de fins de traitements, le nombre de patients vus en une journée, etc…

Cette matrice vous permettra de trouver l’équilibre entre complexité et simplicité. Dans les mains de coordinatrices de traitement bien formées, cette matrice est comparable à une radiographie régulière et objective de votre activité. Vous ne pouvez vraiment être au courant de ce qui se passe dans votre cabinet qu’en vous appuyant sur des paramètres chiffrés précis.

5. Élaborez un plan financier prévisionnel

Le plan financier est différent des indicateurs d’activité. En effet, il est prévisionnel contrairement à l’analyse qui elle a lieu a posteriori. Parmi l’ensemble de ces outils, le plan financier correspond à la traduction chiffrée de vos objectifs personnels de revenus, de temps de travail et de qualité des soins.

De manière générale, il est établi sur un horizon d’un an. Il se compose au minimum d’un compte de résultats prévisionnels (recettes/dépenses) et d’un bilan, présentés de manière mensuelle. On peut encore y adjoindre d’autres tableaux comme la trésorerie, les investissements, les amortissements …

Dans le courant de l’année, la comparaison de vos résultats à votre plan prévisionnel vous indiquera rapidement si vos objectifs sont atteints ou non. De là, vous pourrez décider d’augmenter vos efforts pour atteindre vos objectifs ou de les revoir à la baisse s’ils s’avèrent trop élevés.