4 clés pour bien former son équipe

4 clés pour bien former son équipe

Vous avez monté votre cabinet. Le succès est au rendez-vous. Vous pouvez être fier de vous, ainsi que de votre équipe qui s’occupe et gère les patients pendant que vous êtes au fauteuil. Sans ces personnes, il vous serait difficile de bien assurer l’ensemble de vos tâches. C’est grâce à la réunion de l’ensemble de ces compétences que vous pourrez augmenter votre succès. Le maintien et le développement de ces compétences par formation de votre équipe constitue donc un enjeu majeur qui demande un grand sens de l’organisation.

Où la formation doit-elle se dérouler ? Tous les membres de l’équipe doivent-ils être formés ? Et vous-même ? Faut-il fermer le cabinet pendant les temps de formation ? Quels types de formation choisir ? Individuelle ou collective ? Clinique ou non-clinique ?

Beaucoup considèrent la formation comme un événement ponctuel et isolé qui consiste à suivre un cours magistral, participer à un atelier pratique ou encore visionner un webinar depuis son cabinet ou son domicile. Il serait plus juste de considérer la formation comme une suite régulière d’activités au sein même du cabinet. Le cabinet est en effet le lieu où vous et votre équipe passez la majeure partie de votre temps. Mais vous pouvez aisément « délocaliser » ces temps d’apprentissage et de partage à l’extérieur.

Examinons les quatre manières de former et d’améliorer les compétences de votre équipe dans le but d’améliorer les performances du cabinet.

Profitez des interactions quotidiennes

Le cabinet d’orthodontie est une entreprise complexe dont les membres évoluent différemment en fonction de leurs responsabilités et de leurs fonctions. Les réunions d’équipe constituent des moments privilégiés pour partager mais également former son équipe. Vous pouvez par exemple mettre en place une brève réunion chaque matin (environ 10 minutes) pour détailler le programme de la journée (consultations, prises de rendez-vous, gestion des urgences et circonstances exceptionnelles).

Mais il est possible d’aller au-delà ! Ce moment peut s’avérer opportun pour rappeler les procédures, réviser les scripts ou encore renforcer les nouveaux protocoles. Ces éléments déjà mis en place seront véritablement intégrés par les collaborateurs s’ils leur sont rappelés régulièrement. En cadrant parfaitement ces moments, vous pouvez tout à fait aborder l’ensemble de ces points dans le temps imparti.

Il est primordial que ces réunions quotidiennes s’accompagnent de rendez-vous mensuels plus longs (entre 60 et 90 minutes) durant lesquels vous abordez des problématiques plus complexes. L’émulation du travail d’équipe pour trouver des solutions aux problèmes rencontrés s’avère un formidable levier pour former votre personnel. Vous pourrez poser un cadre formel et vous disposerez de la latitude nécessaire pour faire comprendre à votre équipe le rôle et les responsabilités de chacun.

Il existe également de nombreux moments dans la journée où vous pouvez continuer ce travail d’encadrement et d’encouragement auprès de vos collaborateurs de façon moins formelle mais tout aussi efficace.

Formalisez les procédures

La majorité des cabinets d’orthodontie ont mis en place des procédures. Je n’ai aucun doute sur ce point. Mais bien souvent, il s’agit de procédures orales et parfois caduques. Les salariés du cabinet mémorisent les processus et les appliquent intuitivement. Mais comment procéder lorsqu’un des membres de l’équipe vient à manquer ?

En effet, il emporte ces procédures avec lui. Et tout l’équilibre mis en place se trouve fragilisé. Cette absence crée des situations compliquées pour les autres membres. C’est en rédigeant et en mettant en forme les procédures, que le praticien donne une vision d’ensemble des missions de l’équipe.

Tout le monde peut ainsi prendre connaissance du mode de fonctionnement du cabinet et se référer, si le besoin s’en fait sentir, à des règles écrites. De cette façon, vous vous assurez que votre cabinet peut fonctionner de la même manière, jour après jour, quelles que soient les absences.

La formalisation des procédures doit s’accompagner de scripts ! En effet, s’appuyer sur des scenarii permet aux membres de l’équipe de s’adresser de la manière la plus juste aux patients. Pourtant les scripts ont souvent mauvaise réputation : « apprendre mot pour mot un texte, très peu pour moi ! ».

En réalité, les scripts ne sont pas un carcan ; ils constituent le point de départ d’une réflexion et d’une discussion avec l’équipe. S’ils donnent le ton et reflètent l’état d’esprit du cabinet, il est bien évidemment nécessaire que les collaborateurs se les approprient, notamment en y intégrant leur propre vocabulaire. En pratiquant et adaptant quotidiennement ces scripts, ils paraitront de plus en plus naturels.

L’idée n’est donc pas de les réciter par cœur mais bien de les assimiler afin d’avoir une véritable interaction avec les patients et leurs familles.

Sortez !

Sortir de son cabinet avec son équipe constitue un excellent moyen de passer d’agréables moments. Que ce soit pour assister à une formation ou même organiser une réunion au restaurant, cette sortie permet de s’extraire de l’univers clôt du cabinet et d’ouvrir d’autres champs… Les nouvelles idées jaillissent et c’est une expérience positive pour tout le monde, qui permettra à tous de travailler ensemble et efficacement.

La formation organisée au sein même du cabinet peut s’avérer parfois difficile à mettre en place malgré son importance. Même si le choix a été fait de fermer le cabinet pour la journée, le téléphone sonne continuellement, les distractions sont importantes et empêchent de se concentrer pleinement. Sortir permet de couper avec ses obligations professionnelles. Les esprits sont concentrés uniquement sur la formation et moins sur les tâches quotidiennes à assurer.

La formation à l’extérieur permet également de diversifier les apprentissages, cliniques ou non cliniques. Les orthodontistes peuvent ainsi proposer des formations individuelles ou en équipe. En effet, certains postes nécessitent des formations particulières comme le codage, par exemple. Alors que l’apprentissage de scripts sous forme de jeux de rôles concerne tout le monde.

Gageons que ces formations hors cabinets renforcent la cohésion. Les membres de l’équipe assistent certes à de nombreuses heures de cours mais ils passent également du temps ensemble pendant les pauses. Cette dynamique peut transformer une équipe et la rendre plus forte !

Montrez l’exemple

Concevoir qu’en tant que chef d’entreprise, vous êtes celui qui incarne l’exemple, n’est pas chose aisée. En effet, vous êtes celui qui montre le chemin et qui porte la philosophie de votre entreprise. Il n’est pas toujours évident de le réaliser, il est pourtant important de le noter. L’équipe qui vous accompagne est à l’image de ce que vous êtes. Si vous arrivez le matin avec un état d’esprit positif, votre équipe vous suivra dans cette dynamique.

Vous êtes content de travailler avec votre équipe et la traitez avec respect ? Votre équipe se comportera de la même manière vis-à-vis des patients. Vous savez réagir sereinement face à l’adversité ?

Vos collaborateurs sauront garder leur sang-froid dans les situations délicates. Tous vos comportements, vos agissements sont autant de signes que vous envoyez à votre équipe. Vous incarnez des valeurs et vous vous montrez tel qu’un professionnel de l’orthodontie doit agir. Vous êtes inspirant pour vos salariés.

L’orthodontie est en pleine mutation, tout comme la gestion des cabinets. Afin de fournir les meilleurs soins à vos patients, il est nécessaire que votre équipe soit compétente, soit en entretenant les compétences existantes, soit en en développant de nouvelles.

Les programmes de formation sont également l’occasion de montrer à vos équipes que vous valorisez leur savoir et leur savoir-faire et que vous comptez sur leur développement personnel pour développer plus largement le cabinet. Pour cela, l’organisation régulière de formations est indispensable. Qu’elle soit clinique ou non, au cabinet ou à l’extérieur, elle constitue un socle pour améliorer la qualité des services et des soins. En appliquant ces quatre conseils, vous bâtirez une équipe soudée, forte, expérimentée, et ainsi un meilleur cabinet !