3 raisons pour lesquelles votre emploi du temps est chaotique (et comment trouver des solutions)

Lorsque vous arrivez à votre cabinet chaque matin, vous ne savez pas vraiment à quoi vous attendre. Peut-être que vous allez enchaîner les patients les uns après les autres sans avoir le temps de faire de pauses, ou peut être que vous aurez des annulations de dernière minute, ou bien même des patients qui ne se présentent pas … et donc des trous dans votre emploi du temps. Dans tous les cas, une chose est certaine : cela va être stressant.

Si cela ressemble à votre quotidien, il est temps de reconsidérer votre agenda. Votre emploi du temps ne doit pas être une source de stress. Au lieu de cela, il doit être une aide pour vous permettre d’atteindre vos objectifs au quotidien. Si ce n’est pas le cas, il est peut-être temps de faire des changements.

Vous ne savez pas pourquoi votre emploi du temps vous échappe ? Voici 3 raisons pour lesquelles votre emploi du temps est chaotique, et comment vous pouvez trouver des solutions.

1. Plusieurs personnes s’occupent de votre emploi du temps

On retrouve souvent cette raison. Lorsque plusieurs personnes s’occupent de votre emploi du temps, il y a de fortes chances pour que cela génère des situations de confusion. Au lieu de vivre des journées sereines, vous vous retrouvez avec des journées qui sont mal équilibrées, des rendez-vous à la durée mal évaluée ou des rendez-vous manqués qui vous coûtent de l’argent et qui désespèrent vos équipes.

Alors, quel remède ? Je vous suggère de former la personne chargée de la gestion des rendez-vous. De cette gestion découlera l’atteinte de vos objectifs quotidiens. En donnant des consignes claires, votre emploi du temps se trouvera optimisé.

Grâce à un agenda bien géré, non seulement vos objectifs de production sont atteints, mais en plus cela vous libère des situations de stress.

2. Vous planifiez des journées irréalistes

C’est certain, la plupart des dentistes aimeraient remplir leur propre agenda avec les traitements qu’ils aiment le plus. Mais ce n’est pas très réaliste. Ils souhaiteraient aussi faire plaisir à tous leurs patients et rajoutent des rendez-vous sans compter. Ce n’est encore une fois pas très réaliste.

Une vraie réflexion doit s’opérer sur la gestion de votre agenda.

Gérer un agenda, ce n’est pas remplir des trous. Cela mérite de penser en termes d’objectifs.

Or, Il est difficile de planifier vos objectifs quotidiens de production si vous n’avez pas clarifié ces objectifs en amont. C’est pourtant un élément clé pour réussir. Si vous n’avez pas encore élaboré des objectifs de production, c’est le moment.

Commencez par rassembler vos équipes et travaillez ensemble pour trouver des objectifs qui soient bénéfiques pour le cabinet mais aussi pour tout le monde en tant qu’individus. Assurez-vous que votre équipe comprend l’importance de son rôle pour tendre vers ces objectifs.

Ensuite, la réflexion que je vous recommande est plus personnelle : essayez d’estimer les revenus qu’il vous faudrait pour avoir le mode de vie que vous voulez et combien d’heures par semaine vous êtes prêt à travailler pour y arriver. N’oubliez pas de tenir compte des frais généraux, sans oublier les salaires et les frais de prothésiste. Voici les quelques éléments qui vous permettront de construire une semaine idéale de travail réaliste. A vos calculs !

3. Vous planifiez des rendez-vous d’avance pour un même patient.

C’est une pratique que les dentistes ont utilisé pendant des années, pour les traitements nécessitant plusieurs séances. Cela part d’un principe très constructif au départ, puisqu’il s’agit de prévoir les séquences de soins dans un plan de traitement. Je vous recommande de planifier ces séances sur le dossier du patient mais pas sur votre agenda.

En effet, cela crée énormément de confusion dans votre emploi du temps. La plupart des gens n’ont aucune idée de ce qu’ils feront dans plusieurs semaines, et c’est pour cela que beaucoup de patients qui planifient des rendez-vous aussi longtemps à l’avance finissent par annuler à la dernière minute (ou ne se présentent pas du tout au rendez-vous), laissant des trous dans votre agenda que votre équipe n’arrivera pas à toujours à remplir. D’autre part, si un patient sait qu’il a plusieurs rendez-vous planifiés chez vous, il se permettra d’en manquer un en pensant que de toute façon il ira au suivant…

Sur le plan financier, ces rendez-vous annulés vous coûtent de l’argent et génèrent des situations de stress. Bien entendu, si vous manquez de patients, donner des rendez-vous à l’avance, remplit votre agenda, et c’est tant mieux.

En revanche, si vous avez beaucoup de demandes, un autre problème va découler de la programmation des rendez-vous pris d’avance : votre agenda a l’air plein alors que ce n’est pas le cas. Il est rempli de façon artificielle. C’est une fausse sécurité. Ainsi, si des nouveaux patients appellent pour prendre un rendez-vous, ils n’obtiennent pas de créneaux disponibles avant plusieurs semaines. Même s’ils s’y prennent à l’avance, beaucoup de ces futurs patients ne vont pas attendre aussi longtemps pour voir un praticien. Au lieu de cela, ils vont appeler d’autres cabinets pour avoir un rendez-vous au plus tôt.

Je comprends que vous n’ayez pas envie d’abandonner la prise de rendez-vous d’avance car cela vous rassure. Considérez ce changement d’habitude de manière progressive…

Gérer un emploi du temps n’est pas facile. Cependant, vu l’impact que celui-ci a sur votre exercice, il est crucial que vous y portiez toute votre attention.