COVID-19 – Gestion de crise

En cette période de crise sanitaire, nous mettons à disposition de tous les professionnels du monde dentaire nos ressources et nos conseils pour gérer la situation dans les meilleures conditions.

L’ensemble de nos ressources est classé par grandes thématiques :

Nous mettons également à votre disposition une page de réponses aux questions les plus fréquemment posées sur la gestion du Covid-19.

Communication et relation patients

  • Vidéos

[Orthodontie] Gestion des patients à distance – Protocole Photos

Téléconsultations et Coronavirus

Relation Patients et Coronavirus

Communication et Coronavirus

Relation patients et Coronavirus / Hygiène bucco-dentaire

Communication et Coronavirus / Outils et Nouvelles technologies

Communication et Coronavirus / créer, optimiser, améliorer vos scripts

Communication et Coronavirus /Garder du lien avec ses confrères

Des Scripts

  • Gestion des urgences au cabinet pendant la crise

Lien : http://bit.ly/2QmfcIK

  • Message répondeur

Lien : https://bit.ly/2J59lDA

  • Gestion des rendez-vous

Lien : https://bit.ly/2RfWvXU

Communication et Coronavirus / Conseil sur la gestion des rendez-vous pendant la crise

Communication et Coronavirus /Garder du lien avec vos partenaires de travail

Communication digitale et Coronavirus / Gérer la E-réputation de son cabinet

Communication digitale et Coronavirus / L’importance des bases de données

Gestion des encaissements et de la trésorerie

  • Vidéos

Encaissements et Coronavirus

Gestion de Trésorerie et Coronavirus

Gestion de Trésorerie et Coronavirus /Quels enseignements en tirer ?

Gestion du temps

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Gestion du temps et Coronavirus : Optimiser son temps

Cohésion d’équipe

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Cohésion d’équipe et Coronavirus

Cohésion d’équipe et Coronavirus / Manager en période d’incertitudes

Communication et Coronavirus /Informer, ne pas laisser son équipe dans le flou

Communication et Coronavirus / Question des assistantes

Communication et Coronavirus / Rassurer et informer son équipe de la reprise

Maintenance et Coronavirus

Maintenance et Coronavirus / Prendre soin de son matériel

Conseil du jour

Gérez les rendez-vous de maintenance lors de la reprise

Prévoyez deux types de situations !
➡️ Si les patients ne présentent pas de risque majeur, il faudra les reporter après la période de reprise de manière progressive. Il n’y a pas le choix ! Vous devrez utiliser un script spécifique !
➡️ S’il s’agit de patients à fort risque parodontal vous devrez les considérer comme des patients en cours de traitement et proposer un rendez-vous pas trop éloigné.

Comme dans de nombreuses situations au cabinet, les scripts feront toute la différence !
Alors entraînez-vous !

Apprivoisez de nouveaux modes de fonctionnement !

Tous les praticiens qui ont mis en place la Téléconsultation en sont ravis et les patients aussi !

Cette crise doit nous permettre d’exploser nos barrières mentales !
Réfléchissez à comment vous pouvez mettre à profit ce repos forcé pour repenser votre exercice en y intégrant des nouveautés ! A vos plumes pour un nouveau plan d’actions spécial reprise !

La gestion des encaissements des traitements orthodontiques

Nous déconseillons de téléphoner aux patients pour leur poser la question.
En effet si le patient a des difficultés financières il vous appellera.
En revanche si le patient vous appelle pour demander un report ou des facilités soyez très souple. Vous pouvez au cas par cas accepter le report de paiement.

Pour de nombreux patients (notamment salariés) les salaires ne seront pas impactés par la crise, donc pas de soucis pour payer le traitement cours, par ailleurs avec le confinement la plupart dépenseront moins.

La gestion des rendez-vous pendant la crise

On annule tous les rendez-vous ! C’est-à-dire ? : On vide le planning et on repart sur une page blanche. En revanche prévenez vos patients que vous les tiendrez informés.
Nous recommandons de décommander les rendez-vous par téléphone. Malgré la charge de travail l’impact sur les patients justifie de le faire.

 

Combien de mois vont s’écouler avant une reprise d’activité normale dans les cabinets ?

Difficile de lire dans une boule de cristal. 🔮

Après l’annonce du Président de la République, un déconfinement progressif est prévu à partir du 11 mai prochain.

▶️Nous ne savons pas si les cabinets seront autorisés par le Conseil de l’Ordre à reprendre leur activité.
▶️Nous ne connaissons pas non plus quelles seront les mesures et les conditions de cette reprise.
▶️Il est préférable en tant que dirigeant d’envisager tous les scénarios.

Nous estimons que la période de retour à une activité à la normale est d’environ 6 à 8 mois.

⚠️Il sera impossible de rattraper les mois d’arrêt en un claquement de doigts.

 

Comment annoncer un licenciement ?

⚠️ Avant tout, tout faire pour éviter le licenciement.⚠️

📝Nous vous invitons fortement au préalable de prendre l’avis d’un spécialiste du droit social afin de respecter strictement la procédure.

Sinon, faites une annonce en 3 temps pour ne pas faire une annonce trop brutale :
📍Temps 1 : annoncez que les temps sont difficiles financièrement pour le cabinet.
📍Temps 2 : 15 jours après, annoncez en respectant la législation que vous envisagez un licenciement.
📍Temps 3 : toujours dans le respect des règles légales annoncez le licenciement.

Comment organiser les urgences à la reprise pour une organisation plus sereine ?

Nous préconisons en fonction des cabinets ,d’élargir les horaires de travail à la reprise, mais sans bloquer de plages spéciales pour les urgences cela serait trop rigide.
Le travail par téléphone pour détecter le niveau d’urgence est primordial. 📞

Bien souvent les patients sont pressés mais ne présentent pas de vraies urgences. Il est crucial de bien former vos secrétaires à ce sujet.
D’autre part, il faudra intégrer la téléconsultation comme une routine de travail.

Sur le plan économique, quelle est la meilleure stratégie à adopter ?

Il s’agit là aussi de jongler entre le moment de régler vos dépenses et le niveau de votre trésorerie. Le recours au crédit est une solution intéressante mais c’est la solution la plus facile qui va entraîner une augmentation de vos dépenses par la suite.

Si vous optez pour le crédit, vous pouvez toujours jouer sur la durée de ce crédit afin de réduire le montant de vos mensualités.

Si vous n’avez pas de trésorerie le prêt semble être une alternative surtout avec les conditions annoncées par la BPI. 📊

Devez-vous demander à votre personnel de faire des heures supplémentaires ?

Nous vous invitons à aborder le sujet assez tôt et en toute transparence avec votre personnel.
Leur expliquer la problématique. Cela doit donc être abordé au cas par cas.

Evidemment, s’il s’avère que les heures supplémentaires sont la meilleure option, dans ce cas bien entendu il faudra les payer.

 

Quel plan d’action mettre en place pour votre reprise d’activité ?

Nous vous proposons un plan en 7 points clés pour vous permettre de prioriser les actions à mettre en place dès aujourd’hui en vue de votre reprise d’activité en cabinet

Télécharger le plan d’action en cliquant ici.


Cette épidémie de Covid-19 vous oblige à modifier vos pratiques au sein de vos cabinets dentaires. En collaboration avec des omnipraticiens et assistantes et toujours dans un esprit de solidarité, nous vous proposons ce tableau qui regroupe, selon nous, les différents éléments à mettre en place pour la reprise. Il ne saurait se substituer aux protocoles édictés par vos instances dirigeantes mais se veut une synthèse la plus exhaustive et applicable possible à l’heure actuelle.

Télécharger le plan d’organisation sanitaire en cliquant ici


Faut-il demander de l’aide à nos confrères pendant la crise sanitaire COVID-19 ?

Echanger avec vos confrères sur des idées sur la façon de positionner nos pratiques pour la réouverture est primordiale. C’est aussi un bon moyen de renouer le contact avec vos amis, confrères. Vous pourrez voir les atouts bénéfiques et les conseils de chacun face à la crise sanitaire.
Cela vous permettra ensuite de mieux collaborer et préparer un avenir plus serein.
C’est dans les moments difficiles , que le plaisir de renouer des amitiés basées sur la confiance est précieux !


Suite à la crise sanitaire liée au COVID-19 dois-je digitaliser mon cabinet ?

Vous l’avez compris, la crise sanitaire liée au COVID-19 a changé les modes de fonctionnement ainsi que les canaux de communication.
Il est donc important de digitaliser votre cabinet pour une meilleure communication entre praticiens et patients ainsi qu’entre confrères.

Comment ?
Différents canaux de communication s’offrent à vous :
Facebook, pour vous informer sur les différents groupes liés à la dentisterie et maintenir un contact avec vos actuels patients.
1. Google My Business, pour maintenir les informations de votre cabinet à jour.
2. Instagram, pour créer une dynamique entre vous et votre patientèle.
3. LinkedIn, pour vous informer sur l’actualité et garder le lien entre confrères.


Comment gérer le standard téléphonique à la reprise ?

Cela dépend du volume habituel d’appels. Il faudra, quoi qu’il en soit, s’attendre à un surcroît d’appels téléphoniques. Notamment dans les zones où les appels sont habituellement déjà nombreux, cela risque de devenir intense.

3 options s’offrent à vous :
1. Recruter pour une période transitoire une secrétaire supplémentaire. Cela nous semble délicat en raison de l’aspect économique.
2. Utiliser un secrétariat déporté dont vous aurez vérifié préalablement la capacité de gestion d’un surcroît d’appels.
3. Prendre les rendez-vous uniquement par l’intermédiaire d’internet. Que ce soit via votre site ou des entreprises du type Doctolib. Dans ce cas l’organisation du planning doit être mûrement réfléchie pour définir les plages que vous laisserez libres.​

Dans les deux premiers cas l’usage de scripts précis sera essentiel pour une bonne gestion des appels.